Quy trình vận chuyển đường biển quốc tế gồm 12 bước, chia làm bốn giai đoạn: chuẩn bị và booking, xử lý tại đầu xuất, xếp tàu và vận chuyển, làm thủ tục đầu nhập và giao hàng. Blue Sea đi theo trục thời gian, ghi rõ ai làm gì ở từng bước, mốc nào không sửa được sau, và cách lập lịch ngược từ ngày tàu chạy. Nếu bạn cần khái niệm nền trước, đọc bài vận tải đường biển là gì, dịch vụ khai thác nằm ở trang dịch vụ vận chuyển đường biển.
Tổng quan quy trình vận chuyển đường biển
Trước khi đi vào từng bước, cần nắm hai thứ giúp bạn định vị được mình đang ở đâu trong chuỗi: có những ai tham gia và bốn giai đoạn chia ra thế nào.
Điểm khác biệt lớn nhất so với cách trình bày thông thường: quy trình này không kết thúc khi hàng về kho. Nó kết thúc ở bước 12 — trả vỏ container rỗng và đóng hồ sơ lô hàng. Bỏ quên phần đuôi đó là nguyên nhân phát sinh phí lưu vỏ phổ biến nhất.
Các bên tham gia và trách nhiệm của từng bên
Phần lớn sự cố trong một lô hàng không sinh ra trong phạm vi công việc của một bên, mà sinh ra ở chỗ bàn giao giữa hai bên. Biết trước ai chịu khâu nào giúp bạn biết gọi ai khi có vấn đề, thay vì gọi nhầm và mất thêm một ngày.
| Bên | Việc chính | Chịu trách nhiệm về |
| Người gửi hàng (shipper) | Chuẩn bị hàng, đóng gói, cung cấp thông tin lô hàng | Tính chính xác của mô tả hàng, số kiện và khối lượng khai báo |
| Người nhận hàng (consignee) | Nhận chứng từ, khai nhập, nộp thuế, lấy hàng | Thuế nhập khẩu, giấy phép chuyên ngành, lấy hàng đúng hạn |
| Forwarder | Đặt chỗ, gom chứng từ, điều phối hai đầu | Kết nối các bên, cảnh báo mốc cut-off, phát hành House B/L |
| Hãng tàu | Cấp vỏ, chở hàng, phát hành Master B/L | Vỏ container, lịch tàu, an toàn hàng hải |
| Đại lý hải quan | Khai tờ khai, xử lý phân luồng | Tính đúng mã HS và trị giá khai báo |
| Cảng và bãi | Nâng hạ, lưu giữ, giám sát | Tình trạng hàng trong thời gian lưu tại cảng |
| Cơ quan kiểm tra chuyên ngành | Kiểm dịch, kiểm định chất lượng | Cấp giấy phép trước khi thông quan |
Vai trò từng bên khi thể hiện trên chứng từ: shipper là ai, consignee là ai, notify party là ai. Một điểm hay bị nhầm: nếu bạn nhận House B/L từ forwarder, quan hệ pháp lý của bạn là với forwarder, không phải với hãng tàu. Khiếu nại tổn thất đi qua họ. Phân biệt hai loại vận đơn ở bài house bill và master bill.
Giai đoạn 1: Chuẩn bị hàng và booking
Giai đoạn này quyết định gần như toàn bộ chi phí và rủi ro của lô hàng, dù chưa có kiện hàng nào rời kho. Ba bước dưới đây làm sai thì các bước sau chỉ là sửa hậu quả.
Bước 1: Tiếp nhận thông tin lô hàng
Việc đầu tiên không phải hỏi giá mà là chốt điều kiện Incoterms trong hợp đồng, vì nó quyết định bên nào đặt chỗ, bên nào mua bảo hiểm và bên nào chịu khoản phí nào. Chốt sai ở đây thì mọi bước sau đều lệch.
Sau đó tập hợp sáu thông tin để hỏi giá: loại hàng và mã HS nếu có, số CBM và số tấn, cảng đi và cảng đến, điều kiện Incoterms, ngày hàng sẵn sàng, yêu cầu đặc biệt. Chi tiết từng điều kiện ở bài Incoterms 2020 giải thích đơn giản.
Bước 2: Kiểm tra điều kiện hàng và chứng từ
Bước này trả lời câu hỏi lô hàng này có đi được không, và cần gì để đi được, trước khi bạn cam kết ngày giao hàng với khách.
Ba thứ phải kiểm: mặt hàng có thuộc diện quản lý chuyên ngành không (nếu có thì phải đăng ký kiểm tra trước, cộng 3 – 7 ngày vào lịch), bao bì gỗ có cần hun trùng và dấu ISPM 15 không, và hàng có thuộc nhóm nguy hiểm không.
Đồng thời chốt hình thức đi hàng: nguyên container hay hàng lẻ. Điểm hoà vốn thông thường quanh 12–15 CBM — xem FCL và LCL là gì.
Bước 3: Chọn lịch tàu và xác nhận booking
Chọn lịch tàu không chỉ là chọn ngày. Ba yếu tố cần cân: tuyến trực tiếp hay chuyển tải (chuyển tải rẻ hơn nhưng dài thêm 5 – 10 ngày và thêm một điểm rủi ro trễ), free time đầu nhập được bao nhiêu ngày, và hãng tàu nào khai thác chuyến đó.
Sau khi chốt, bạn nhận booking note, văn bản ghi tên tàu, số chuyến, ETD, ETA, hạn cut-off bãi, hạn cut-off tờ khai và hạn nộp VGM. Đây là văn bản gốc để lập toàn bộ lịch làm việc phía sau, không phải một email xác nhận thông thường. Cấu trúc chi tiết ở bài booking note là gì, và ý nghĩa hai mốc thời gian ở bài ETA và ETD là gì.
Giai đoạn 2: Xử lý hàng tại đầu xuất
Đây là giai đoạn dồn nhiều việc nhất vào ít ngày nhất, và là nơi bốn mốc cut-off chồng lên nhau. Bốn bước dưới đây thường diễn ra trong khoảng năm ngày trước khi tàu chạy.
Bước 4: Đóng hàng và giao đến cảng hoặc kho CFS
Với hàng nguyên container, bạn lấy vỏ rỗng về kho, đóng hàng, niêm seal rồi kéo container ra cảng. Chụp ảnh tình trạng vỏ trước khi đóng, đây là bằng chứng duy nhất nếu sau này hãng tàu quy trách nhiệm hư hỏng vỏ cho bạn.
Với hàng lẻ, bạn giao hàng vào kho CFS và kho sẽ gom chung với hàng của chủ hàng khác. Lưu ý mốc: hạn giao hàng vào kho CFS sớm hơn cut-off tàu, vì kho cần thời gian gom và đóng container.
Ghi số seal vào phiếu đóng gói ngay tại chỗ, đừng ghi lại từ trí nhớ. Vai trò pháp lý của seal ở bài seal container là gì.
Bước 5: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Truyền tờ khai qua hệ thống, nhận kết quả phân luồng, hoàn tất kiểm tra nếu bị luồng vàng hoặc luồng đỏ.
Nguyên tắc kiểm chéo trước khi truyền: ba con số phải khớp tuyệt đối trên mọi giấy tờ, số kiện, tổng trọng lượng, mô tả hàng. Lệch một con số là lý do chuyển luồng phổ biến nhất, và chuyển luồng đỏ cộng thêm 1 – 3 ngày làm việc.
Khung thủ tục đầy đủ nằm ở bài thủ tục hải quan xuất nhập khẩu.
Bước 6: Nộp VGM, SI và chứng từ đúng cut-off
Ba thứ phải nộp trước ba mốc khác nhau, và đây là bước dễ trễ nhất vì nhiều người tưởng chỉ có một hạn duy nhất.
VGM là khối lượng toàn bộ đã kiểm chứng của container gồm hàng, vật liệu chèn lót và vỏ. Đây là quy định bắt buộc theo công ước SOLAS; container không có VGM sẽ không được xếp lên tàu. Chữ ký trên phiếu VGM là của người gửi hàng, không phải của hãng tàu.
SI – Shipping Instruction là bản hướng dẫn bạn gửi cho hãng tàu để họ lập vận đơn: tên người gửi, người nhận, bên được thông báo, mô tả hàng, số container, số seal, điều kiện cước. Nộp SI trễ hoặc sai là nguyên nhân số một của việc vận đơn in sai.
Bộ chứng từ còn lại nộp theo yêu cầu của từng tuyến. Ba mốc này thường lệch nhau vài giờ tới một ngày lấy mốc sớm nhất làm mốc làm việc.
Bước 7: Hạ bãi và xếp hàng lên tàu
Container phải vào cảng trước cut-off bãi. Trễ một giờ cũng phải chờ chuyến sau, thường là một tuần , lịch tàu không chờ.
Sau khi hạ bãi, cảng và hãng tàu xử lý phần còn lại: kiểm tra, xếp lên tàu theo sơ đồ, và hãng tàu khai manifest cho cảng đích. Xem manifest là gì và cut-off time là gì.
Giai đoạn 3: Xếp tàu và vận chuyển quốc tế
Đây là giai đoạn dài nhất về thời gian nhưng ít việc nhất về thao tác. Hai bước dưới đây chủ yếu là kiểm và theo dõi, nhưng bước 8 chứa một mốc không quay đầu được.
Bước 8: Tàu khởi hành và phát hành vận đơn
Sau khi tàu rời cảng, hãng tàu gửi bản nháp vận đơn để bạn xác nhận. Đây là cửa sổ cuối cùng sửa được miễn phí, sau khi phát hành bản gốc, mọi thay đổi đều mất phí và có thể phải thu hồi toàn bộ bản gốc đã phát.
Kiểm bản nháp theo sáu trường: tên người nhận, bên được thông báo, mô tả hàng, số container và số seal, trọng lượng, và điều kiện cước trả trước hay trả sau. Chi tiết cách đọc từng ô ở bài Bill of Lading là gì.
Song song, chốt phương án chuyển chứng từ: gửi bản gốc bằng chuyển phát, hay dùng telex release và surrender bill.
Bước 9: Theo dõi lịch tàu và chặng trung chuyển
ETA là ước tính, không phải cam kết hợp đồng. Hãng tàu không chịu trách nhiệm nếu tàu đến muộn hơn ngày dự kiến.
Với tuyến có chuyển tải, rủi ro trễ tăng đáng kể: hàng phải chờ tàu nhánh tại cảng trung chuyển, và mỗi lần chuyển tải cộng thêm 5–10 ngày. Chi tiết ở bài transshipment là gì.
Việc cần làm trong giai đoạn này: theo dõi hành trình, và báo trước cho người nhận nếu ETA lùi, để họ điều chỉnh lịch chuẩn bị chứng từ. Cách theo dõi ở bài tracking hàng hoá quốc tế.
Giai đoạn 4: Làm thủ tục đầu nhập và giao hàng
Giai đoạn cuối có một đồng hồ chạy ngầm: free time. Ba bước dưới đây nên hoàn tất càng sớm càng tốt, vì mọi ngày chậm đều tính tiền.
Bước 10: Nhận thông báo hàng đến
Hãng tàu hoặc đại lý gửi arrival notice trước ngày tàu cập vài ngày. Đây là tín hiệu bắt đầu đếm ngược ở đầu nhập.
Việc phải làm ngay khi nhận: kiểm bộ chứng từ đã đủ và khớp nhau chưa. Nếu chứng từ chưa tới, xử lý ngay lúc này chứ đừng đợi tàu cập bến vì khi hàng đã nằm cảng thì đồng hồ phí lưu bãi bắt đầu chạy trong lúc bạn chờ chứng từ.
Bước 11: Làm thủ tục nhập khẩu và nhận lệnh giao hàng
Hai việc chạy song song. Lấy lệnh giao hàng (D/O): xuất trình vận đơn gốc hoặc điện giao hàng, thanh toán local charges đầu nhập, nhận lệnh. Quy trình ở bài phí D/O và quy trình lấy lệnh giao hàng.
Khai hải quan nhập khẩu: khai tờ khai, xác định mã hàng và trị giá tính thuế, nộp thuế, nhận phân luồng. Xác định mã hàng ở bài HS code là gì.
Nếu lô hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành mà chưa đăng ký từ bước 2, đây là lúc bạn phát hiện ra và mất thêm nhiều ngày.
Bước 12: Nhận hàng và hoàn tất lô hàng
Thanh lý tờ khai với hải quan giám sát cổng cảng, kéo container về kho hoặc rút hàng tại kho CFS, kiểm tình trạng hàng và ghi chú vào biên bản giao nhận trước khi ký.
Bước cuối cùng mà nhiều doanh nghiệp quên: trả vỏ container rỗng đúng hạn. Đồng hồ phí lưu container chạy từ lúc container ra khỏi cảng cho tới khi trả vỏ về đúng bãi chỉ định — không phải từ lúc rút hàng xong. Lấy hàng xong mà để vỏ nằm ở kho ba ngày là ba ngày phí.
Chứng từ trong quy trình vận chuyển hàng hóa đường biển
Chứng từ trong một lô hàng đường biển có hai đặc điểm mà người mới thường không lường: chúng đi theo một đường khác với hàng, và chúng phải tới trước hàng.
Bốn chứng từ bắt buộc trong mọi lô: hợp đồng thương mại · hoá đơn thương mại · phiếu đóng gói · vận đơn.
Tuỳ mặt hàng và thị trường còn cần: giấy chứng nhận xuất xứ nếu muốn hưởng ưu đãi thuế theo hiệp định thương mại · giấy kiểm dịch với nông sản và thực phẩm · chứng nhận hun trùng và dấu ISPM 15 với bao bì gỗ · giấy phép chuyên ngành nếu hàng thuộc diện quản lý · đơn bảo hiểm nếu bán theo điều kiện CIF hoặc CIP.
Danh sách theo từng loại hàng ở bài chứng từ xuất khẩu.
Dòng chảy chứng từ chạy song song dòng chảy hàng. Đây là chỗ nhiều doanh nghiệp mới hình dung sai. Khi tàu chạy, vận đơn mới đang ở dạng bản nháp. Một tới ba ngày sau, hãng tàu phát hành và gửi cho người bán. Người bán gửi tiếp cho người mua , mất thêm ba tới bảy ngày nếu gửi bản gốc bằng chuyển phát. Trong khi đó hàng vẫn đang trên biển.
Người mua phải có bộ chứng từ trong tay trước ETA ít nhất năm ngày. Nếu chứng từ tới sau hàng, container nằm tại cảng và phí lưu bãi chạy trong khi không ai làm gì được.
Với tuyến nội Á 3 – 5 ngày, gửi bản gốc bằng chuyển phát gần như chắc chắn tới sau tàu. Đó là lý do tồn tại của telex release và surrender bill , nhưng phải thoả thuận trước khi phát hành vận đơn, không phải khi hàng đã đến nơi.
Thời gian thực hiện và cách lập lịch lùi từ ETD
Câu hỏi lô hàng mất bao lâu có hai câu trả lời khác nhau, và nhầm hai con số này là nguyên nhân phổ biến nhất của việc hứa sai ngày giao hàng với khách. Transit time là số ngày tàu chạy giữa hai cảng. Lead time là tổng thời gian cửa-tới-cửa, gồm cả thủ tục hai đầu. Chênh lệch giữa hai con số thường là 10–14 ngày.
| Tuyến | Transit time (ngày) | Lead time cửa-tới-cửa (ngày) |
| Nội Á (Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản, ASEAN) | 3–7 | 14–20 |
| Ấn Độ, Trung Đông | 12–18 | 25–32 |
| Bờ Tây Hoa Kỳ | 18–24 | 30–38 |
| Bờ Đông Hoa Kỳ | 28–35 | 40–48 |
| Bắc Âu | 28–35 | 40–48 |
Tham chiếu quý III/2026, cho hàng nguyên container không phải kiểm tra chuyên ngành. Hàng lẻ cộng thêm 3–7 ngày. Hàng cần kiểm dịch cộng thêm 3–7 ngày. Tuyến có chuyển tải cộng thêm 5–10 ngày.
Cách lập lịch lùi từ ETD. Nhân viên xuất nhập khẩu có kinh nghiệm không đếm xuôi từ hôm nay mà đếm ngược từ ngày tàu chạy. Lấy ETD trong booking note rồi trừ dần:
- ETD − 14 ngày: chốt booking, chốt loại và số lượng container
- ETD − 10 ngày: hàng đóng gói xong, có số kiện và trọng lượng thật
- ETD − 7 ngày: bộ chứng từ thương mại hoàn chỉnh, đã kiểm chéo số liệu
- ETD − 5 ngày: xong hun trùng, kiểm dịch, giấy phép chuyên ngành
- ETD − 4 ngày: lấy vỏ container rỗng, kiểm tra tình trạng vỏ
- ETD − 3 ngày: đóng hàng, niêm seal, cân xác định VGM
- ETD − 2 ngày: cut-off tờ khai — truyền tờ khai, xử lý xong nếu bị kiểm
- ETD − 1 ngày: cut-off bãi — hạ container, nộp VGM và SI
- ETD: tàu chạy, xác nhận bản nháp vận đơn
Cách dùng: trừ ngược từ ETD ra ngày phải bắt đầu. Nếu ngày đó đã trôi qua, bạn đang trễ ngay từ lúc đặt chỗ — hoặc đổi chuyến, hoặc chấp nhận rủi ro rớt tàu. Khoảng cách trên là mức an toàn cho tuyến xa; tuyến nội Á có thể rút ngắn 2–3 ngày.
Chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển đường biển
Chi phí một lô hàng chia hai nhóm rất khác nhau: nhóm biết trước và nhóm phát sinh. Nhóm thứ hai là nhóm gây bất ngờ, và cũng là nhóm bạn chặn được nhiều nhất.
Nhóm biết trước gồm cước biển, phụ phí hãng tàu, local charges hai đầu và vận chuyển nội địa. Bốn nhóm này phải nằm trong báo giá ngay từ đầu — nếu báo giá thiếu nhóm nào thì đó là báo giá chưa đủ để so sánh. Danh mục chi tiết ở bài phụ phí vận tải biển.
Nhóm phát sinh không nằm trong all-in của bất kỳ nhà cung cấp nào:
- Demurrage – container còn nằm trong cảng quá free time. Xem phí lưu bãi.
- Detention – container đã ra khỏi cảng nhưng chưa trả vỏ đúng hạn.
- Storage – phí lưu bãi trả cho cảng, tính riêng với hai khoản trên.
- Phí kiểm hoá nếu tờ khai bị phân luồng đỏ, cộng phí nâng hạ và phí niêm seal mới.
- Phí sửa vận đơn nếu phát hiện sai sau khi đã phát hành.
- Phí lưu kho chờ giấy phép nếu mặt hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành mà chưa đăng ký trước.
Ba khoản đầu có thể phát sinh cùng lúc, nhiều doanh nghiệp tưởng chỉ có một khoản, đến khi nhận hoá đơn mới thấy ba dòng. Cả ba đều tăng luỹ tiến theo bậc ngày, và sau khoảng mười ngày có thể vượt cả tiền cước biển của lô hàng.
Các mốc cần kiểm soát để tránh chậm và phát sinh phí
Trong 12 bước, không phải mốc nào cũng quan trọng như nhau. Bốn thời điểm dưới đây là bốn điểm không quay đầu được, sau đó việc sửa sai trở nên tốn kém hoặc bất khả thi.
Sau khi xác nhận bản nháp vận đơn. Sửa vận đơn đã phát hành phải làm thủ tục amendment, mất phí và mất thời gian; có hãng tàu yêu cầu thu hồi toàn bộ bản gốc trước.
Sau cut-off bãi. Container tới muộn một giờ cũng phải chờ chuyến sau. Không có ngoại lệ.
Sau khi tờ khai được thông quan. Sửa tờ khai đã thông quan phải làm thủ tục khai bổ sung, và nếu sai theo hướng giảm thuế thì kèm rủi ro bị xử phạt.
Sau khi hàng rời khu vực giám sát hải quan. Việc khiếu nại tổn thất với hãng tàu gần như không còn cơ sở nếu không lập biên bản ngay tại cảng.
Hệ quả tác nghiệp: dồn công sức kiểm tra vào ba ngày trước cut-off, thay vì rải đều. Đó là cửa sổ cuối cùng còn sửa được mọi thứ.
Checklist theo dõi một lô hàng:
- Đã chốt Incoterms trong hợp đồng trước khi hỏi giá
- Đã kiểm mặt hàng có thuộc diện kiểm tra chuyên ngành không
- Đã lập lịch lùi ngày từ ETD trong booking note
- Ba con số kiện, trọng lượng, mô tả đã khớp trên toàn bộ chứng từ
- Đã chụp ảnh tình trạng vỏ container trước khi đóng hàng
- Số seal đã ghi khớp trên phiếu đóng gói, tờ khai và SI
- Đã nộp VGM và SI trước hạn, không sát giờ
- Đã kiểm bản nháp vận đơn từng dòng trước khi xác nhận
- Đã chốt phương án giao chứng từ: bản gốc hay telex release
- Người nhận đã có bộ chứng từ trước ETA ít nhất 5 ngày
- Đã biết free time đầu nhập và ngày cuối trả vỏ rỗng
- Đã trả vỏ container rỗng và có xác nhận của bãi
Quy trình vận chuyển đường biển quốc tế nhìn thì dài, nhưng phần thật sự quyết định chỉ nằm ở vài chỗ. Giai đoạn 1 quyết định chi phí — chốt sai Incoterms hoặc bỏ sót yêu cầu kiểm tra chuyên ngành là hỏng cả lô. Giai đoạn 2 quyết định lịch, bốn mốc cut-off chồng lên nhau trong năm ngày. Giai đoạn 4 quyết định phần phí phát sinh — và đó là phần bạn chặn được hoàn toàn.
Điểm gãy của quy trình này thường nằm ở chỗ mỗi bên chỉ nhìn khúc của mình. Blue Sea có văn phòng tại cả ba đầu cầu TP.HCM, Hà Nội và Hải Phòng, xử lý được cả vận chuyển nội địa, thủ tục hải quan lẫn điều phối với hãng tàu trong cùng một đầu mối nên các mốc cut-off được canh bởi cùng một đội, không phải ba đội gọi chéo nhau. Các lô hàng đã triển khai xem tại mục dự án.
Nếu bạn đang chuẩn bị một lô hàng cụ thể, gửi cho chúng tôi năm thông tin để nhận lịch lùi ngày và báo giá all-in: loại hàng · số CBM và số tấn · cảng đi và cảng đến · điều kiện Incoterms · ngày hàng sẵn sàng.
Hotline: 0902 972 959 · Email: info@bluesealogs.com
