Phí D/O – Lệnh Giao Hàng Trong XNK: Quy Trình & Lưu Ý

Trong quá trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, doanh nghiệp thường phát sinh phí D/O khi làm thủ tục nhận hàng tại cảng hoặc kho. D/O (Delivery Order) là lệnh giao hàng, được sử dụng để thực hiện việc release hàng cho bên có quyền nhận. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp mới làm xuất nhập khẩu vẫn dễ nhầm D/O với Bill of Lading, Arrival Notice hoặc Documentation Fee. Vậy phí D/O là gì, lệnh giao hàng D/O do ai phát hành, quy trình lấy lệnh gồm những bước nào và doanh nghiệp cần lưu ý gì để hạn chế phát sinh chi phí trong quá trình nhận hàng?

1. Phí D/O là gì?

Phí D/O (Delivery Order Fee) là khoản phí thương mại liên quan đến việc phát hành hoặc xử lý lệnh giao hàng D/O tại đầu đến. Khoản phí này có thể được hãng tàu, đại lý hãng tàu hoặc forwarder thu tùy theo mô hình vận chuyển và đơn vị thực hiện việc release hàng.

D/O (Delivery Order) là lệnh hoặc chỉ dẫn giao hàng được sử dụng để xác nhận việc hàng hóa hoặc container có thể được giao cho bên có quyền nhận theo điều kiện release của đơn vị vận chuyển.

Trong thực tế, D/O có thể tồn tại dưới dạng chứng từ giấy hoặc hình thức điện tử như Electronic Delivery Order (EDO). Một số hãng tàu đã triển khai quy trình yêu cầu và phát hành D/O trực tuyến thay cho việc xử lý hoàn toàn bằng chứng từ giấy.

2. Lệnh giao hàng D/O có vai trò gì?

Khi hàng nhập khẩu cập cảng, doanh nghiệp không chỉ cần hoàn thành thủ tục hải quan mà còn phải đáp ứng các điều kiện release của hãng tàu, forwarder, terminal hoặc CFS tùy trường hợp.

Trong chuỗi này, lệnh giao hàng D/O đóng vai trò là chỉ dẫn để bên khai thác hàng hóa biết rằng lô hàng hoặc container đã được đơn vị có thẩm quyền release cho người nhận theo quy định.

3. Ai phát hành lệnh giao hàng D/O?

Tùy loại vận đơn và mô hình vận chuyển, D/O có thể được phát hành bởi hãng tàu hoặc forwarder. Đây là điểm doanh nghiệp cần xác định trước khi chuẩn bị hồ sơ nhận hàng.

3.1. D/O do hãng tàu phát hành

Nếu doanh nghiệp làm việc trực tiếp với hãng tàu, hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu tại cảng đến có thể thực hiện việc phát hành D/O sau khi các điều kiện release được đáp ứng.

Các điều kiện có thể liên quan đến tình trạng vận đơn, manifest, thanh toán cước và local charges, cũng như các yêu cầu chứng từ của hãng tàu. Một số hãng tàu cho phép doanh nghiệp thực hiện yêu cầu Import Delivery Order trên hệ thống điện tử.

3.2. D/O do forwarder phát hành

Trong trường hợp lô hàng được vận chuyển thông qua forwarder hoặc NVOCC và sử dụng House Bill of Lading, forwarder có thể phát hành lệnh giao hàng cho người nhận theo phạm vi quyền hạn và dịch vụ của mình.

Do đó, doanh nghiệp cần xác định mình đang nhận Master D/O từ hãng tàu hay House D/O từ forwarder để tránh nhầm lẫn trong quá trình xử lý chứng từ.

4. Khi nào cần lấy lệnh giao hàng D/O?

D/O thường được xử lý ở giai đoạn hàng nhập khẩu về đến cảng hoặc địa điểm giao hàng và doanh nghiệp bắt đầu thực hiện thủ tục release để nhận hàng.

Thông thường, quá trình này bắt đầu từ khi doanh nghiệp nhận được Arrival Notice hoặc thông tin hàng đến từ hãng tàu hoặc forwarder. Sau đó, người nhận kiểm tra thông tin lô hàng, tình trạng vận đơn, các khoản phải thanh toán và hồ sơ cần thiết trước khi yêu cầu phát hành D/O.

5. Quy trình lấy lệnh giao hàng D/O

Quy trình thực tế có thể khác nhau tùy hãng tàu, forwarder, loại vận đơn và phương thức release. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình cơ bản dưới đây.

6. Phí D/O bao gồm những gì?

Không có một mức phí D/O cố định áp dụng cho mọi hãng tàu và mọi lô hàng. Mức phí, đơn vị tính và phạm vi dịch vụ phụ thuộc vào biểu phí của đơn vị phát hành và điều kiện áp dụng tại từng thời điểm.

Khoản phí này có thể liên quan đến hoạt động kiểm tra thông tin vận đơn, xác nhận quyền nhận hàng, xử lý yêu cầu release và phát hành D/O hoặc EDO.

Khi nhận báo giá, doanh nghiệp nên hỏi rõ:

• Phí D/O được tính theo B/L, shipment, D/O hay đơn vị nào.
• Đơn vị nào trực tiếp thu phí.
• Phí D/O đã bao gồm trong báo giá hay tính riêng.
• Các local charges khác có phát sinh cùng lô hàng hay không.
• Mức phí đã bao gồm VAT hay chưa.
• Trường hợp sửa đổi D/O có phát sinh phí hay không.

7. Phí D/O có giống Documentation Fee không?

Không nên mặc định phí D/O và Documentation Fee là một khoản.

Phí D/O liên quan đến việc phát hành hoặc xử lý lệnh giao hàng, trong khi Documentation Fee thường được dùng để chỉ phí xử lý chứng từ theo biểu phí của hãng tàu hoặc đơn vị logistics.

Tên gọi và phạm vi từng khoản có thể khác nhau giữa các hãng tàu và forwarder. Nếu báo giá xuất hiện đồng thời D/O Fee và Documentation Fee, doanh nghiệp nên yêu cầu đơn vị cung cấp giải thích rõ từng khoản thay vì mặc định đó là phí trùng nhau.

8. Những khoản phí có thể đi cùng phí D/O

Phí D/O thường chỉ là một thành phần trong nhóm chi phí tại đầu đến. Tùy lô hàng, doanh nghiệp có thể gặp thêm các khoản như:

9. Những lưu ý quan trọng khi lấy lệnh giao hàng D/O

9.1. Kiểm tra kỹ thông tin Consignee

Tên Consignee trên vận đơn và các chứng từ liên quan cần được kiểm tra cẩn thận. Sai thông tin có thể khiến doanh nghiệp phải thực hiện thêm thủ tục điều chỉnh trước khi release hàng.

9.2. Kiểm tra tình trạng Bill of Lading

Cần xác định lô hàng sử dụng Original B/L, Telex Release, Sea Waybill hay hình thức release khác. Đây là thông tin quan trọng để biết doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi yêu cầu D/O.

9.3. Không chờ đến sát thời hạn miễn phí

Doanh nghiệp nên chủ động xử lý D/O và các thủ tục liên quan ngay khi có thông tin hàng đến. Nếu quá trình nhận hàng kéo dài, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các khoản lưu container, lưu bãi hoặc chi phí khác tùy trường hợp.

9.4. Kiểm tra Debit Note trước khi thanh toán

Đối chiếu Debit Note với báo giá ban đầu để xác định phí D/O và các local charges đã được tính đúng theo thỏa thuận hay chưa.

9.5. Kiểm tra D/O sau khi phát hành

Không nên nhận D/O rồi bỏ qua bước kiểm tra. Hãy đối chiếu số B/L, Consignee, container, seal, cảng dỡ và những thông tin liên quan đến release hàng.

10. Phân biệt D/O với một số thuật ngữ trong XNK

11. Câu hỏi thường gặp về phí D/O

Phí D/O là gì?

Phí D/O (Delivery Order Fee) là khoản phí liên quan đến việc phát hành hoặc xử lý lệnh giao hàng D/O tại đầu đến.

Lệnh giao hàng D/O do ai phát hành?

D/O có thể được phát hành bởi hãng tàu, đại lý hãng tàu hoặc forwarder tùy vào loại vận đơn và mô hình vận chuyển.

Ai thường thanh toán phí D/O?

Trong nhiều lô hàng nhập khẩu, người nhận hàng hoặc đơn vị được người nhận ủy quyền thường thanh toán các khoản phí tại đầu đến. Tuy nhiên, trách nhiệm chi phí cuối cùng còn phụ thuộc vào điều kiện thương mại và thỏa thuận giữa các bên.

Phí D/O có cố định không?

Không. Mức phí phụ thuộc vào hãng tàu, forwarder, tuyến vận chuyển, loại dịch vụ và biểu phí áp dụng tại từng thời điểm. Không nên sử dụng một mức phí tham khảo chung cho mọi lô hàng.

D/O có phải luôn là bản giấy không?

Không. Nhiều hãng tàu đang sử dụng Electronic Delivery Order (EDO) hoặc các hình thức release điện tử khác, giúp doanh nghiệp thực hiện quy trình trực tuyến thay vì xử lý hoàn toàn bằng chứng từ giấy.

Có D/O thì có thể lấy hàng ngay không?

Không nhất thiết. D/O là một phần của quá trình release hàng. Doanh nghiệp vẫn phải đáp ứng các điều kiện liên quan đến thông quan, thanh toán, vận đơn và yêu cầu của cảng, kho hoặc CFS tùy trường hợp.

12. B.S.T.T hỗ trợ doanh nghiệp xử lý hàng nhập khẩu

Xử lý D/O đúng thời điểm giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình nhận hàng, đồng thời hạn chế nguy cơ chậm giao nhận và phát sinh các khoản phí không cần thiết.

B.S.T.T hỗ trợ doanh nghiệp trong các công việc liên quan đến vận chuyển và giao nhận hàng hóa quốc tế:

• Tư vấn quy trình nhận hàng nhập khẩu.
• Hỗ trợ kiểm tra thông tin trên Bill of Lading và Arrival Notice.
• Hỗ trợ xử lý lệnh giao hàng D/O.
• Tư vấn các khoản local charges tại đầu đến.
• Hỗ trợ khai báo hải quan và chuẩn bị chứng từ.
• Theo dõi lịch tàu và tiến độ hàng về cảng.
• Hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận.

Lưu ý: Mức phí, điều kiện phát hành D/O và quy trình release có thể khác nhau tùy hãng tàu, forwarder, loại vận đơn, tuyến vận chuyển và thời điểm áp dụng. Doanh nghiệp nên xác nhận biểu phí và yêu cầu cụ thể cho từng lô hàng.