Phí D/O là gì? Đây là phí lệnh giao hàng (Delivery Order fee) mà người nhập khẩu trả cho hãng tàu hoặc forwarder khi lấy lệnh giao hàng, và delivery order là chứng từ bắt buộc để nhận hàng nhập khẩu tại cảng. Trong bài viết này, Blue Sea Logistics chia sẻ phí D/O là gì, khi nào cần lệnh giao hàng, các loại D/O, thông tin trên lệnh, quy định phí D/O gồm mức phí và các khoản phí đi kèm, quy trình lấy lệnh, những lưu ý và các câu hỏi thường gặp. Chi tiết về dịch vụ xem tại trang vận chuyển đường biển của Blue Sea.
Phí D/O là gì?
D/O là viết tắt của Delivery Order, nghĩa là lệnh giao hàng, một chứng từ do hãng tàu phát hành dùng để nhận hàng. Doanh nghiệp nhập khẩu trình lệnh này cho cơ quan giám sát kho hàng (cảng đến) trước khi rút hàng ra khỏi container, kho, bãi. Consignee bắt buộc phải có chứng từ này mới lấy được hàng. Trên D/O thể hiện ai đang giữ hàng và hàng sẽ giao cho ai, nên có thể hiểu D/O là lệnh của người giữ hàng chỉ thị cho đơn vị nhận hàng lấy hàng. Khi hàng cập cảng, hãng tàu hoặc forwarder gửi thông báo hàng đến và phát hành D/O.
Chứng từ này giúp liên kết hãng tàu, cảng và doanh nghiệp để hàng được bàn giao đúng quy trình, với các vai trò chính: xác nhận quyền nhận hàng hợp pháp của người nhận, hỗ trợ thủ tục hải quan khi trình cho cơ quan giám sát tại cảng, giúp hãng tàu và cảng quản lý luồng hàng, hạn chế nhầm lẫn, và giúp doanh nghiệp kiểm tra, đối chiếu, lưu trữ thông tin giao nhận.
Phí D/O (Delivery Order fee) là chi phí lệnh giao hàng mà người nhập khẩu phải thanh toán cho hãng tàu hoặc forwarder khi lấy lệnh, và là chi phí bắt buộc trong quá trình nhận hàng. Phí phát sinh khi lệnh giao hàng được phát hành. Cần lưu ý phí D/O không phải phí chứng từ (Documentation fee), hai phí này hay bị nhầm vì chữ viết tắt khá giống nhau.
Khi nào cần lệnh giao hàng D/O?: Lệnh giao hàng được lấy sau khi tàu cập cảng. Việc lấy D/O độc lập với việc làm thủ tục hải quan, nên có thể diễn ra trước, sau hoặc song song với thủ tục hải quan tùy từng lô hàng. Chi tiết về thủ tục xem bài thủ tục hải quan xuất nhập khẩu.
Phân loại D/O theo đơn vị phát hành
D/O theo chủ thể phát hành
Phổ biến nhất có hai loại, tương ứng với hai loại phí D/O chính tùy đơn vị phát hành lệnh.
- D/O do forwarder phát hành: dùng khi forwarder đại diện hãng tàu trong quy trình giao nhận. Đại lý vận chuyển ban hành lệnh, yêu cầu bên giữ hàng giao hàng cho người nhận dựa trên vận đơn gốc do forwarder cung cấp. Người nhận cung cấp vận đơn gốc do forwarder phát hành và thanh toán phí D/O trực tiếp cho forwarder. Nếu forwarder không phải là bên phát hành bill, người nhận chưa có quyền lấy hàng mà bắt buộc phải có thêm chứng từ kèm theo. Loại này còn gọi là House D/O.
- D/O do hãng tàu phát hành: hãng tàu yêu cầu bên giữ hàng giao hàng cho người nhận. Thực tế hãng tàu thường yêu cầu giao hàng cho forwarder, và forwarder yêu cầu giao lại cho người nhận. Khi forwarder cầm D/O do hãng tàu cấp rồi giao cho doanh nghiệp nhập khẩu cùng bill gốc của hãng tàu, người nhập khẩu mới đủ điều kiện nhận hàng. Người nhận cung cấp vận đơn gốc do hãng tàu phát hành và thanh toán phí D/O theo quy định của hãng tàu. Loại này còn gọi là Master D/O.
Hai loại D/O phát sinh trong hai trường hợp riêng, tùy bạn làm việc trực tiếp với hãng tàu hay thuê forwarder, nên phí D/O chỉ thanh toán cho đơn vị trực tiếp ban hành và chỉ một lần. Xem thêm bài house bill và master bill.
Ngoài hai loại trên còn có:
- e-D/O: lệnh giao hàng định dạng điện tử do hãng tàu hoặc forwarder phát hành, tích hợp vào hệ thống logistics cảng, không cần chứng từ giấy, giúp rút ngắn thời gian và đơn giản thủ tục hành chính.
- D/O nội địa: do đơn vị vận chuyển hoặc kho nội địa phát hành, áp dụng cho hàng hóa vận chuyển trong nước và không liên quan đến hãng tàu quốc tế.
D/O theo phân loại hàng hóa
Lệnh giao hàng được hãng tàu phát hành khi tàu cập cảng, và thời gian có thể sử dụng lệnh khác nhau với từng loại hàng:
- Lô hàng nguyên container (FCL): thường phải chờ ít nhất 8 đến 12 giờ sau khi tàu vào cảng mới đổi lệnh và lấy hàng được.
- Lô hàng lẻ (LCL): mất khoảng 2 ngày kể từ khi hàng cập cảng đến khi về kho, lệnh giao hàng mới dùng được để lấy hàng. Quá trình này lâu hơn vì kho cần thời gian kéo container từ cảng về kho và chuyển hàng vào kho.
Thông tin trên lệnh giao hàng D/O
Nội dung trên delivery order gồm:
- Tên tàu và hành trình của tàu.
- Người nhận hàng (consignee).
- Cảng dỡ hàng (POD).
- Ký mã hiệu hàng hóa.
- Số lượng bao kiện, trọng lượng và thể tích hàng hóa (gross weight, net weight).
Một mẫu D/O đầy đủ còn có số D/O, ngày phát hành, hãng tàu hoặc forwarder phát hành. Mẫu còn ghi thông tin người nhận và người gửi (tên, địa chỉ, số điện thoại, giấy tờ cá nhân), cảng xuất (POL) và cảng đích (POD), phí D/O cùng các chi phí liên quan và phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng (thời gian và điều kiện), cùng chữ ký và dấu của đơn vị phát hành.
Quy định phí D/O chi tiết
Quy định sử dụng lệnh giao hàng D/O
Muốn dùng lệnh giao hàng đúng lúc, trước hết cần biết những trường hợp bắt buộc phải có D/O:
- Làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu: D/O nằm trong bộ giấy tờ dùng để khai báo hải quan và nộp các khoản phí liên quan. Xem thêm bài tờ khai hải quan.
- Lấy hàng từ bãi, kho, container sau khi tàu cập cảng: D/O chứng minh người nhận có quyền nhận hàng và yêu cầu bên đang giữ hàng bàn giao cho họ.
- Kiểm tra hàng hóa: D/O cho biết thông tin cơ bản như số lượng, trọng lượng, thể tích, nhờ đó người nhận kiểm tra hoặc kiểm tra lại chất lượng hàng khi cần.
Phí D/O bao nhiêu, tính thế nào?
Phí D/O dao động giữa các quốc gia và loại mặt hàng vận chuyển, và được tính theo từng lô hàng (shipment). Hãng tàu và forwarder là bên thu phí để phát hành lệnh giao hàng cho bên nhận. Thông thường, phí thực hiện lệnh giao hàng cho một shipment vào khoảng 30 USD. Mức tham khảo theo từng bên thu phí:
- Phí D/O do hãng tàu thu (hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu): 30 – 70 USD/lô hàng, tùy hãng tàu, cảng đến và loại container.
- Phí D/O do forwarder thu (công ty giao nhận): 50 – 100 USD/lô hàng, gồm phí House D/O và dịch vụ quản lý.
Khi lấy D/O gồm những loại phí nào?
Khi nhận lệnh giao hàng, ngoài phí D/O, bạn cần thanh toán các khoản phí khác để hoàn tất thủ tục nhận hàng. Thông thường gồm:
- Phí THC (Terminal Handling Charge): phí xử lý hàng hóa, xử lý container tại cảng, do cảng hoặc đơn vị khai thác cảng thu, mức tham khảo 80 – 120 USD/container. Xem bài THC là gì.
- Phí CFS (Container Freight Station): phí xử lý hàng lẻ (LCL) tại kho container. Xem bài CY và CFS là gì.
- Phí vệ sinh container: phí làm sạch container sau khi vận chuyển, do hãng tàu hoặc đơn vị vệ sinh thu, áp dụng nếu container cần vệ sinh trước khi trả, mức tham khảo 10 – 30 USD/container.
- Phí lưu container: do hãng tàu hoặc cảng thu, tính theo số ngày container vượt thời gian miễn phí tại cảng hoặc kho, mức tham khảo 5 – 20 USD/ngày/container.
- Phí cước container: phí vận chuyển container theo quy định của hãng tàu, với hàng FCL còn có thể có phí cược container.
- Phí handling: phí thu thêm khi nhận lệnh.
Bạn nên giữ lại hóa đơn thanh toán và các chứng từ liên quan để đối chiếu và giải quyết nhanh các vấn đề phát sinh. Nhóm phí này nằm trong local charges.
Quy trình lấy lệnh giao hàng D/O mới nhất
Lệnh giao hàng thường có 3 bản. Đây là chứng từ bắt buộc, nhưng chỉ có lệnh thì consignee chưa thể lấy hàng, mà cần chuẩn bị thêm các chứng từ khác theo quy định. Quy trình gồm năm bước cơ bản.
Bước 1: Nhận Arrival Notice
Doanh nghiệp nhận thông báo hàng đến (Arrival Notice, A/N) từ hãng tàu hoặc forwarder, thường khoảng 1 đến 2 ngày trước khi tàu cập cảng. Thông báo này nêu tên tàu, mã vận đơn, số container, thông tin hàng hóa, cảng dỡ hàng, thời gian dự kiến tàu cập cảng, ngày hết hạn nhận hàng, phí D/O và các chi phí khác. Đây là tín hiệu để chuẩn bị đi lấy D/O.
Bước 2: Chuẩn bị giấy tờ cần thiết
Bộ giấy tờ thường gồm:
- Giấy giới thiệu của công ty nhập khẩu (có mộc công ty, đứng tên trên A/N).
- Thông báo hàng đến (bản photo).
- Chứng minh nhân dân hoặc căn cước của người đi lấy lệnh.
- Vận đơn gốc, hoặc bản sao được ngân hàng chứng thực nếu thanh toán bằng L/C. Với L/C, cần vận đơn gốc có ký hậu ngân hàng.
- Tiền mặt hoặc chuyển khoản để thanh toán các khoản phí.
Việc có cần mang vận đơn gốc hay không tùy loại B/L. Với surrendered B/L hoặc telex release thì không cần vận đơn gốc nhưng phát sinh phí telex. Với original B/L thì phải nộp bản gốc mới nhận được D/O. Xem thêm bài surrender bill là gì và bill of lading.
Bước 3: Liên hệ xác nhận thời gian, địa điểm lấy D/O
Doanh nghiệp liên hệ trực tiếp hãng tàu hoặc forwarder để xác nhận thời gian và địa điểm lấy D/O. Thời gian lấy có thể thay đổi tùy loại hàng (FCL hoặc LCL), loại D/O và thời điểm tàu cập cảng.
Bước 4: Nhận lệnh giao hàng D/O
Mang giấy tờ đến văn phòng hãng tàu hoặc forwarder, thanh toán phí D/O và các phí đi kèm như THC, vệ sinh container bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, rồi nhận lệnh. Kiểm tra kỹ thông tin trên D/O như tên tàu, người nhận, cảng dỡ hàng, ký mã hiệu, số lượng, trọng lượng và thể tích. Nếu có sai sót, yêu cầu sửa hoặc cấp lại D/O. Với hàng nguyên container, D/O được đóng dấu “hàng giao thẳng”. Nếu người nhập khẩu hạ hàng và cắt chì tại bãi thì D/O được đóng dấu “hàng rút ruột”.
Nếu bạn là người nhập khẩu nhưng không đứng tên trên A/N (thường khi qua forwarder), cần lấy House D/O do forwarder phát hành trước, sau đó mới đổi lệnh chính thức với hãng tàu. Trường hợp có lệnh giao hàng nối, bạn cần lấy lệnh nối từ đại lý giao nhận để đủ bộ chứng từ.
Bước 5: Hoàn tất thủ tục và nhận hàng
Mang D/O ra cảng, hoàn tất thủ tục và trình cho cơ quan giám sát hàng hóa để chứng minh quyền nhận, rồi nhận hàng. Lệnh giao hàng có thời hạn hiệu lực nhất định, thường là 5 ngày kể từ ngày tàu cập cảng (với hàng FCL). Quá hạn phải trả thêm phí gia hạn, nên cần hoàn tất nhanh. Việc lưu bãi quá hạn xem bài hàng bị giữ tại cảng.
Những lưu ý về D/O và phí D/O
- Khi cần lệnh nối của feeder để nhận hàng: nếu vận chuyển có dùng tàu phụ để chuyển tải hàng thì doanh nghiệp cần thêm một lệnh nối của feeder mới nhận được hàng. Lệnh nối này chỉ cần bản photocopy, không cần bản gốc, và thường doanh nghiệp phải yêu cầu forwarder cung cấp.
- Khi chỉ cần D/O của forwarder cũng nhận được hàng: khi forwarder ký tên trên lệnh giao hàng với cương vị là đại lý (AS AGENT) của hãng tàu, lệnh giao hàng đó mặc định có hiệu lực như lệnh của hãng tàu.
- Xác định loại lệnh: phân biệt D/O do hãng tàu hay forwarder phát hành, áp dụng cho hàng nguyên container (FCL) hay hàng lẻ (LCL).
- Lấy đúng thời gian: dựa trên ngày hàng đến cảng, loại hàng và yêu cầu của bên phát hành.
- Kiểm tra thông tin trên D/O: tàu, người nhận, cảng dỡ hàng, ký mã hiệu, số lượng, trọng lượng, thể tích phải chính xác.
- Bảo quản lệnh: giữ D/O cẩn thận để làm thủ tục hải quan, nhận hàng và giải quyết các vấn đề phát sinh.
- Khi lệnh sai hoặc hỏng cần sửa hay cấp lại: thông báo lỗi cho hãng tàu hoặc forwarder, chuẩn bị vận đơn gốc, thông báo hàng đến, giấy giới thiệu, chứng minh nhân dân và D/O gốc, trả lại D/O lỗi và thanh toán phí sửa nếu có, rồi kiểm tra D/O mới.
Câu hỏi thường gặp về D/O
D/O có bắt buộc trong mọi quy trình nhận hàng không?
Có. D/O là chứng từ bắt buộc để làm thủ tục nhận hàng tại cảng hoặc kho hàng, giúp xác nhận quyền nhận hàng hợp pháp của người nhận.
Ai là người phát hành D/O?
D/O có thể do hãng tàu phát hành (Master D/O) hoặc công ty giao nhận, forwarder phát hành (House D/O), tùy loại hình vận chuyển và thỏa thuận giữa các bên.
Làm sao để tránh phát sinh thêm chi phí khi nhận hàng?
Người nhận nên chủ động liên hệ sớm với hãng tàu hoặc forwarder ngay khi hàng cập cảng để làm thủ tục kịp thời, tránh các khoản phí lưu kho, lưu bãi hoặc lưu container. Xem bài demurrage là gì.
Tại sao D/O quan trọng trong xuất nhập khẩu?
D/O là một trong những chứng từ quan trọng nhất trong giao nhận hàng hóa. Nó xác thực quyền nhận hàng của người nhận và bảo đảm giao hàng đúng quy định, tránh rủi ro và tranh chấp.
Phí D/O là chi phí lệnh giao hàng mà người nhập khẩu trả cho hãng tàu hoặc forwarder, và lệnh giao hàng D/O là chứng từ bắt buộc để nhận hàng tại cảng. Doanh nghiệp cần phân biệt D/O của hãng tàu với D/O của forwarder, chuẩn bị đủ giấy tờ theo từng bước, kiểm tra kỹ thông tin trên lệnh, nộp thêm các phí đi kèm như THC, CFS, vệ sinh container và lấy hàng trước khi lệnh hết hạn để tránh phí lưu bãi, lưu container.
Cần hỗ trợ lấy lệnh D/O và nhận hàng nhập khẩu? Gửi cho Blue Sea Logistics thông tin về loại hàng, tuyến vận chuyển, kích thước và trọng lượng, hạn giao để được tư vấn và báo giá. Hotline: 0902 972 959. Email: info@bluesealogs.com. Văn phòng tại TP.HCM, Hà Nội và Hải Phòng.
