Phụ phí vận tải biển gồm những loại nào? Chi phí bên nào phải trả

Phụ phí đường biển là các khoản hãng tàu, cảng và bên giao nhận thu thêm ngoài cước biển. Chúng chiếm khoảng một nửa tổng chi phí một lô hàng, và là nguyên nhân của gần như mọi trường hợp hoá đơn cao hơn báo giá.

Bài viết này Blue Sea liệt kê 14 khoản phụ phí thường gặp chia theo ba nhóm, chỉ rõ bên nào phải trả khoản nào theo từng điều kiện Incoterms, và bóc tách một debit note bằng số để bạn thấy tỷ trọng thật của từng khoản. Dịch vụ khai thác nằm ở trang vận chuyển đường biển.

Phụ phí đường biển là gì?

Phụ phí đường biển là mọi khoản thu phát sinh trong một lô hàng đường biển không phải tiền tàu chạy. Tiền tàu chạy từ cảng đi đến cảng đến gọi là cước biển (Ocean Freight) và đó chỉ là một dòng duy nhất trong hoá đơn.

Phần còn lại là phụ phí: tiền cho cảng làm việc, tiền bù biến động nhiên liệu và tỷ giá, tiền chứng từ, tiền khai báo an ninh, và tiền phạt khi bạn giữ container quá hạn.

Ba đặc điểm khiến phụ phí khó kiểm soát hơn cước biển. Thứ nhất, chúng do nhiều bên thu nhue  hãng tàu, cảng, forwarder, cơ quan quản lý nên không nằm trong một hoá đơn duy nhất.

Phần lớn thu ở cả hai đầu, mỗi đầu một lần, nên bên mua và bên bán mỗi bên nhận một bộ hoá đơn khác nhau.

Nhiều khoản gần như không thương lượng được vì do cảng hoặc cơ quan quản lý ấn định.

Vì vậy một báo giá chỉ có dòng cước biển chưa phải một báo giá  khoảng 45 – 55% với hàng nguyên container, và chỉ 20 – 35% với hàng lẻ.

Các loại phụ phí vận tải đường biển phổ biến

Mười bốn khoản dưới đây phủ gần như toàn bộ những gì bạn sẽ gặp trên một debit note. Chúng được chia ba nhóm theo nguyên nhân phát sinh, không theo thứ tự chữ cái.

Phụ phí nhiên liệu, tỷ giá và mùa cao điểm

Năm khoản trong nhóm này đều là khoản bù biến động: hãng tàu công bố cước biển theo kỳ, và khi chi phí đầu vào của họ thay đổi giữa kỳ thì họ thu thêm thay vì sửa lại biểu cước.

• BAF(Bunker Adjustment Factor): Phụ phí biến động giá nhiên liệu, công bố theo kỳ và có công thức. Đây là khoản phụ phí lâu đời và phổ biến nhất.
• EBS (Emergency Bunker Surcharge): Phụ phí nhiên liệu khẩn cấp, phát sinh đột xuất khi giá dầu biến động mạnh giữa kỳ. Khác BAF ở chỗ thường không có công thức công khai.
• LSS: Low Sulphur Surcharge: Phụ phí nhiên liệu hàm lượng lưu huỳnh thấp, phát sinh từ quy định giới hạn lưu huỳnh của IMO. Mức chênh giữa các hãng tàu trên cùng tuyến khá đáng kể.
• CAF (Currency Adjustment Factor):  Phụ phí biến động tỷ giá, bù rủi ro khi cước tính bằng một đồng tiền nhưng chi phí phát sinh bằng đồng tiền khác.
• PSS (Peak Season Surcharge): Phụ phí mùa cao điểm, thường xuất hiện trước mùa mua sắm cuối năm ở thị trường Âu –  Mỹ và trước kỳ nghỉ dài ở châu Á.

Lưu ý:

Nếu debit note có cả BAF và EBS trong cùng một lô, hỏi hãng tàu căn cứ áp dụng của từng khoản. Có trường hợp áp cả hai là hợp lệ, nhưng đây là chỗ thu trùng phổ biến nhất.

PSS mang tính chu kỳ và dự đoán được. Nếu lịch giao hàng cho phép, dời lô hàng ra khỏi tuần cao điểm thường tiết kiệm nhiều hơn là đi thương lượng cước biển.

Phụ phí tại cảng đi và cảng đến

Sáu khoản trong nhóm này gắn với công việc thực tế tại cảng và với bộ chứng từ. Đặc điểm chung phần lớn thu ở cả hai đầu, và phần lớn do cảng hoặc cơ quan quản lý ấn định nên gần như cố định như sau:.

• THC (Terminal Handling Charge):  Phí xếp dỡ tại bến, thu ở cả hai đầu, mỗi đầu một lần. Đây là khoản lớn nhất trong nhóm. Chi tiết ở bài THC là phí gì.
• ISPS (International Ship and Port Facility Security):  Phụ phí an ninh cảng và tàu theo bộ quy tắc ISPS. Thu hai đầu, khoản nhỏ nhưng cố định.
• CIC (Container Imbalance Charge): Phí mất cân đối vỏ container, phát sinh khi vỏ rỗng dồn về một chiều và hãng tàu phải chuyển vỏ ngược lại.
• Documentation fee và Bill fee: Phí phát hành vận đơn và phí chứng từ, thu theo lô chứ không theo container. Một số nơi tách đôi thành hai dòng đây là chỗ thu trùng cần kiểm.
• D/O fee ( Delivery Order fee): Phí lệnh giao hàng, thu tại đầu nhập theo lô. Xem phí D/O và quy trình lấy lệnh giao hàng.
• Lift on, Lift off:  Phí nâng hạ container, thu theo lượt cẩu lên và xuống. Phát sinh thêm khi container bị đảo chuyến  phải dỡ container khác ra để lấy container của bạn.

Với hàng lẻ, nhóm này có thêm CFS charge, phí khai thác tại kho gom hàng, thu cả hai đầu theo CBM. Chi tiết ở bài kho CFS là gì.

Phí lưu container, lưu bãi và trả container chậm

Ba khoản trong nhóm này khác hẳn mười một khoản trên, chúng không phát sinh nếu bạn làm đúng hạn. Đó là tin tốt, nhưng cũng là lý do chúng gây thiệt hại nặng nhất  vì không ai lập ngân sách cho chúng.

• Demurrage (DEM): Phí container còn nằm trong cảng quá thời gian miễn phí. Chi tiết ở bài phí lưu bãi Demurrage.
• Detention (DET): Phí container đã ra khỏi cảng nhưng chưa trả vỏ rỗng đúng hạn. Xem phí lưu container Detention.
• Storage: Phí lưu bãi trả cho cảng, tính riêng với hai khoản trên.

Điều nhiều doanh nghiệp không biết, ba khoản này là ba khoản khác nhau và có thể phát sinh cùng lúc.

Một container nằm quá hạn trong cảng có thể chịu đồng thời Demurrage của hãng tàu và Storage của cảng. Đến khi nhận hoá đơn mới thấy ba dòng thay vì một.

Mức phạt của cả ba đều tăng luỹ tiến theo bậc ngày, và sau khoảng mười ngày có thể vượt cả tiền cước biển của lô hàng.

 Phân biệt cước biển, local charges và phụ phí khác

Ba cụm từ này thường bị dùng lẫn nhau, kể cả trong báo giá. Phân biệt được chúng là điều kiện để đọc hiểu bất kỳ hoá đơn nào.

Cách phân biệt: Local charges là cách gọi theo vị trí từng khoản thu tại đầu Việt Nam đều là local charges đầu xuất.  Phụ phí là cách gọi theo khoản bù biến động hoặc khoản phát sinh. Một khoản như THC vừa  thu tại một đầu vừa là phụ phí. Danh mục thu tại đầu Việt Nam bạn có thể xem thêm: local charges trong xuất nhập khẩu.

Ai phải trả các khoản phụ phí đường biển?

Đây là nguồn tranh chấp thường xuyên nhất giữa người mua và người bán, và câu trả lời nằm ở hai chỗ: điều kiện Incoterms trong hợp đồng và ô ghi điều kiện cước trên vận đơn. Hai mục dưới đây đi lần lượt.

Trách nhiệm thanh toán theo Incoterms

Điều kiện Incoterms quyết định điểm chuyển giao chi phí, và mọi khoản phát sinh trước điểm đó thuộc về người bán.

Bạn có thể tham chiếu bộ điều kiện Incoterms 2020. Giải thích từng điều kiện ở bài Incoterms 2020 giải thích đơn giản.

Lưu ý:

• CIF không có nghĩa là người mua không phải trả gì: Người mua vẫn chịu toàn bộ local charges đầu nhập. Đây là hiểu nhầm tốn tiền nhất với doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu.
• Hợp đồng ghi đè Incoterms: Nếu hợp đồng viết rõ bên nào trả khoản nào thì áp theo hợp đồng. Incoterms chỉ là mặc định khi hợp đồng không nói.
•  Phụ phí phát sinh sau khi hàng đến thuộc về bên kiểm soát hàng tại thời điểm đó: không phụ thuộc Incoterms. Hàng bị giữ vì thiếu giấy phép chuyên ngành thì người nhập chịu phí lưu, dù mua theo điều kiện nào. Xem hàng bị giữ tại cảng.

Phí Prepaid và Collect

Ngoài Incoterms, vận đơn có một ô quyết định ai bị đòi tiền: Freight Prepaid hay Freight Collect.

• Freight Prepaid: Nghĩa là cước và các phụ phí liên quan đã được thanh toán tại đầu xuất. Người nhận hàng không bị đòi khoản này. Thường đi kèm điều kiện CIF, CFR, DAP.
• Freight Collect: nghĩa là cước được thu tại đầu nhập. Người nhận phải thanh toán trước khi lấy lệnh giao hàng. Thường đi kèm điều kiện FOB, EXW.

Hệ quả khi ghi sai ô này rất nặng khi vận chuyển hàng. Nếu vận đơn ghi Collect trong khi hợp đồng là CIF, người nhận sẽ bị đòi tiền cước mà họ không có nghĩa vụ trả  và họ thường phản ứng bằng cách từ chối nhận hàng. Container nằm tại cảng, đồng hồ Demurrage bắt đầu chạy, và việc sửa vận đơn đã phát hành mất thêm vài ngày. Cách kiểm bản nháp vận đơn ở bài Bill of Lading là gì.

Lưu ý quan trọng: Prepaid hay Collect chỉ quyết định ai trả cước và phụ phí hãng tàu. Local charges tại đầu nhập vẫn do bên ở đầu nhập trả, bất kể ô này ghi gì.

5. Phụ phí vận tải biển được tính như thế nào?

Không có một đơn vị tính chung cho mọi khoản phụ phí. Hiểu đơn vị tính của từng khoản là cách duy nhất để biết lô hàng nhỏ của bạn có bị tính bất lợi hay không.

Đơn vị tính: container, lô hàng, B/L hoặc CBM

Bốn đơn vị tính, và mỗi đơn vị có hệ quả khác nhau với quy mô lô hàng:

• Theo container:  Áp dụng cho THC, CIC, ISPS, lift on-off, và phần lớn phụ phí hãng tàu với hàng FCL. Container 20ft và 40ft có mức khác nhau. Lô càng nhiều container càng chịu nhiều lần.
• Theo lô hàng hoặc theo B/L: Áp dụng cho documentation fee, bill fee, D/O fee, phí khai manifest, phí seal, phí telex. Đây là nhóm bất lợi cho lô nhỏ — một lô 1 container và một lô 5 container chịu gần như cùng một khoản.
• Theo CBM hoặc theo tấn:  Áp dụng cho hàng lẻ LCL: cước biển, THC, CFS charge đều tính theo thể tích hoặc trọng lượng, lấy số lớn hơn, và thường có mức thu tối thiểu. Cách tính ở bài gom hàng lẻ LCL.
• Theo ngày: Áp dụng cho Demurrage, Detention, Storage. Tính lũy tiến theo bậc ngày.

Với lô hàng nhỏ, khoản thu theo lô là chỗ ăn mòn lợi thế giá nhiều nhất. Khi so hai báo giá cho lô nhỏ, xem kỹ nhóm này trước khi xem cước biển.

Ví dụ tính tổng phụ phí một lô hàng

Một ví dụ cho một container 40ft nhập khẩu từ cảng Thượng Hải về Cát Lái, điều kiện FOB, tham chiếu quý III/2026. Các con số dùng để thấy tỷ trọng giữa các khoản, không phải bảng giá.

Lưu ý:

Cước biển chỉ chiếm chưa tới một nửa tổng chi phí: So sánh hai báo giá chỉ dựa trên dòng ocean freight là so sánh 47% của bài toán.

Bốn khoản thu theo lô cộng lại 140 USD:  Không đổi dù lô lớn hay nhỏ. Với một container thì không đáng kể; với lô LCL 2 CBM thì đây là phần lớn hoá đơn.

Vận chuyển nội địa chiếm 14%: Lớn hơn cả THC đầu nhập, nhưng thường bị bỏ quên khi lập ngân sách vì nó không nằm trong debit note của hãng tàu.

Những yếu tố làm phụ phí đường biển thay đổi

Phụ phí không phải con số cố định. Biết yếu tố nào làm chúng thay đổi giúp bạn biết khi nào nên chốt giá và khi nào nên chờ.

• Giá nhiên liệu:  Ảnh hưởng trực tiếp tới BAF, EBS, LSS. Ba khoản này điều chỉnh theo kỳ phổ biến là hàng tháng hoặc hàng quý,  nên báo giá phụ phí luôn phải kèm hiệu lực đến ngày nào.
• Mùa vận chuyển: PSS xuất hiện theo chu kỳ có thể dự đoán trước mùa mua sắm cuối năm ở Âu-Mỹ, trước kỳ nghỉ dài ở châu Á. 
• Đây là yếu tố bạn lập kế hoạch trước được tình trạng vỏ container trên tuyến. CIC tăng khi vỏ rỗng dồn về một chiều, yếu tố này biến động theo cán cân xuất nhập của từng tuyến.
• Tắc nghẽn cảng:  Khi cảng xếp hoặc cảng dỡ bị ùn tàu, thời gian chờ cầu tăng và hãng tàu có thể áp phụ phí tắc nghẽn. Đồng thời rủi ro phát sinh Demurrage và Storage cũng tăng.
• Sự cố trên tuyến hàng hải. Khi tàu phải chuyển hướng khỏi một tuyến, hãng tàu áp phụ phí chuyển hướng và transit time dài thêm. Diễn biến thị trường cước xem tại bài giá cước container 2026.
• Chính sách của từng hãng tàu: Cùng một tuyến, cùng một ngày, hai hãng tàu có thể áp mức phụ phí khác nhau đáng kể. Đây là lý do nên so báo giá từ ít nhất hai nhà cung cấp dùng hai hãng tàu khác nhau.
• Loại hàng và loại container: Hàng nguy hiểm, hàng quá tải, container lạnh và container đặc chủng đều có phụ phí riêng không áp dụng cho hàng thường.

Cách đọc bảng báo giá và debit note

Báo giá là thứ bạn nhận trước khi đi hàng; debit note là hoá đơn bạn nhận sau. Đọc được cả hai và đối chiếu chúng với nhau là cách phát hiện khoản thu sai hoặc thu trùng.

Phạm vi áp dụng và hiệu lực báo giá

Một báo giá không nói rõ hai thứ này thì không dùng được để so sánh với báo giá khác.

Phạm vi áp dụng trả lời câu hỏi giá này dừng ở đâu. Ba mức thường gặp: dừng ở cảng đi, dừng ở cảng đến, hoặc tới kho người nhận.

Chênh lệch giữa mức đầu và mức cuối có thể tới 40% tổng chi phí  và đây là nguyên nhân phổ biến nhất của việc hai báo giá nhìn khác nhau nhưng thực chất tương đương.

Hiệu lực trả lời câu hỏi giá này còn đúng đến khi nào. Cước biển và phụ phí nhiên liệu thay đổi theo tuần. Báo giá không có ngày hết hiệu lực là báo giá không có cam kết  khi bạn quay lại chốt sau mười ngày, con số sẽ khác.

Ngoài hai thứ đó, báo giá còn cần ghi tên hãng tàu và có phải tuyến chuyển tải hay không. Hai báo giá cùng giá nhưng một tuyến trực tiếp 22 ngày và một tuyến chuyển tải 32 ngày là hai sản phẩm khác nhau.

Phí đã gồm và chưa gồm trong báo giá

Trọn gói  chỉ có nghĩa khi kèm danh sách khoản đã bao gồm. Dưới đây là cách phân biệt ba nhóm trên bất kỳ báo giá nào:

Nhóm gần như luôn đã gồm: cước biển, BAF, LSS, CAF, THC ở đầu mà báo giá phụ trách, phí chứng từ ở đầu đó.

Nhóm hay bị bỏ ngỏ: local charges ở đầu bên kia, D/O fee, handling đầu nhập, phí khai báo trước khi tàu chạy. Đây là nhóm cần hỏi thẳng.

Nhóm không bao giờ nằm trong trọn gói của bất kỳ ai: Demurrage, Detention, Storage, phí kiểm hoá nếu bị luồng đỏ, phí đảo chuyển, phí lưu kho chờ giấy phép

 Đây là các khoản phát sinh do sự cố hoặc do trễ hạn  không nhà cung cấp nào bao chúng.

Khi nhận debit note, soi ba chỗ thu trùng:

• BAF và EBS cùng lúc hai khoản cùng bản chất nhiên liệu.
• ocumentation fee và Bill fee cùng lúc,  nhiều nơi tách đôi một khoản.
• Handling ở cả hãng tàu và forwarder cho cùng một công đoạn hỏi rõ mỗi bên làm gì.

Cách kiểm tra nhanh nhất: yêu cầu debit note ghi rõ đơn vị tính và bên thu cho từng dòng. Hai cột đó làm lộ ngay khoản nào trùng.

Cách kiểm soát phụ phí trước và sau booking

Phụ phí kiểm soát được ở hai thời điểm, và hai thời điểm này đòi hai loại việc khác nhau. Trước booking là việc hỏi và so sánh. Sau booking là việc canh mốc hạn.

Kiểm tra phụ phí trước khi booking

Bảy việc dưới đây làm một lần, trước khi chốt nhà cung cấp:

• Yêu cầu báo giá liệt kê từng dòng, không nhận một con số gộp
•  Hỏi rõ báo giá dừng ở đâu,  cảng hay kho
• Hỏi ngày hết hiệu lực của báo giá
• Hỏi free time hai đầu và mức phí sau khi hết hạn
• Hỏi rõ khoản nào ở đầu bên kia mà bên còn lại phải trả
• Xin báo giá từ ít nhất hai nhà cung cấp dùng hai hãng tàu khác nhau
• Kiểm lịch giao hàng có rơi vào tuần cao điểm không; nếu có, thử dời

Việc có tác động lớn nhất trong bảy việc trên là hỏi free time. Chênh lệch bốn ngày free time trên một tuyến hàng phải kiểm tra chuyên ngành có thể lớn hơn toàn bộ chênh lệch cước biển giữa hai nhà cung cấp.

Kiểm soát phí trong quá trình vận chuyển

Sau khi đã book, phụ phí biến động không còn kiểm soát được,  nhưng ba khoản phát sinh do trễ hạn thì hoàn toàn chặn được:

• Chuẩn bị xong bộ chứng từ trước khi tàu cập, không phải sau
• Chốt phương án chuyển vận đơn: bản gốc hay telex release
• Đăng ký kiểm tra chuyên ngành trước, nếu mặt hàng thuộc diện
• Kiểm bản nháp vận đơn đặc biệt ô Prepaid/Collect và tên người nhận
• Lên lịch kéo hàng về kho ngay sau khi thông quan
• Đặt nhắc ngày cuối trả vỏ container rỗng
• Đối chiếu debit note với báo giá gốc từng dòng khi nhận hoá đơn

Mốc dễ quên nhất là mốc cuối cùng: trả vỏ rỗng. Lấy hàng xong, nhiều doanh nghiệp để vỏ nằm ở kho vài ngày mới trả và Detention tính từ lúc container ra khỏi cảng, không phải từ lúc rút hàng xong.

Phụ phí đường biển không phải một khoản mà là mười bốn khoản trở lên, do bốn nhóm bên khác nhau thu, ở hai đầu, theo bốn đơn vị tính khác nhau. Đó là lý do chúng gây bất ngờ, và cũng là lý do chúng kiểm soát được vì phần lớn đều dự đoán được nếu bạn hỏi đúng câu trước khi book.

Blue Sea có văn phòng tại TP.HCM, Hà Nội và Hải Phòng, làm việc trực tiếp với hãng tàu tại Cát Lái, Cái Mép và Hải Phòng việc kiểm soát chi phí vận tải biển không chỉ nằm ở việc tìm mức cước thấp mà còn phụ thuộc vào khả năng xác định đầy đủ các khoản phí và chủ động kế hoạch giao nhận. Một báo giá rõ ràng giúp doanh nghiệp dễ dự toán ngân sách và hạn chế những khoản phát sinh ngoài kế hoạch.

Báo giá và giải thích các khoản chi phí liên quan đến vận chuyển.

Tư vấn tuyến vận chuyển và phương án phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp.

Hỗ trợ kiểm soát và tối ưu chi phí logistics.

Theo dõi lịch tàu và tiến độ giao nhận.

Hỗ trợ khai báo hải quan và chuẩn bị chứng từ.

Phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển.