Vận đơn hàng không AWB là chứng từ xác nhận hãng bay đã nhận hàng để chuyên chở, đồng thời là bằng chứng của hợp đồng vận chuyển. Nhưng khác vận đơn đường biển, AWB không phải chứng từ sở hữu hàng hóa và không chuyển nhượng được, người nhận ghi trên vận đơn là người duy nhất được lấy hàng, và họ không cần xuất trình bản gốc nào.
Bài này Blue Sea chia sẻ chức năng của AWB, phân biệt MAWB với HAWB, cách đọc và tự kiểm số AWB 11 chữ số, các trường điền sai gây tắc hàng ở đầu nhập, và cách xử lý khi cần sửa vận đơn. Bối cảnh chung về vận tải hàng không ở bài vận tải hàng không là gì, vận đơn đường biển ở bài bill of lading.
Vận đơn hàng không AWB là gì? có chức năng nào?
Vận đơn hàng không (AWB) là chứng từ do hãng hàng không hoặc đại lý của hãng phát hành để xác nhận ngay khi hàng được tiếp nhận tại kho hàng hóa để vận chuyển bằng máy bay Nó thực hiện bốn chức năng cùng lúc, và không chức năng nào trong đó là chứng nhận quyền sở hữu.
- Bằng chứng của hợp đồng vận chuyển: Các điều kiện in trên mặt sau AWB là điều kiện vận chuyển của hãng, gồm cả giới hạn trách nhiệm bồi thường.
- Biên nhận hàng hóa. Xác nhận hãng đã nhận đủ số kiện với trọng lượng và tình trạng bao bì như ghi trên vận đơn.
- Chứng từ làm thủ tục hải quan: Cả đầu xuất và đầu nhập đều dùng AWB trong bộ hồ sơ.
- Hóa đơn cước và phiếu hướng dẫn xử lý: AWB ghi rõ cước trả trước hay trả sau, các phụ phí, và mã xử lý đặc biệt nếu là hàng đặc thù.
AWB không phải chứng từ sở hữu. Không thể ký hậu để chuyển quyền nhận hàng cho người khác, không thể bán hàng khi hàng còn trên đường, và không có khái niệm nộp lại vận đơn gốc để lấy hàng.
Vận chuyển hàng không MAWB và HAWB khác nhau thế nào?
Khi hàng đi theo hình thức gom hàng, một lô hàng có hai vận đơn cùng tồn tại: một do hãng bay phát hành cho công ty giao nhận, một do công ty giao nhận phát hành cho bạn.
| Tiêu chí | MAWB – vận đơn chủ | HAWB – vận đơn nhà |
| Ai phát hành | Hãng bay | Công ty giao nhận |
| Người gửi ghi trên vận đơn | Công ty giao nhận đầu xuất | Chủ hàng thật |
| Người nhận ghi trên vận đơn | Đại lý của forwarder ở đầu nhập | Người mua thật, hoặc ngân hàng |
| Phạm vi | Cả lô gom, nhiều chủ hàng | Một lô của một chủ hàng |
| Số vận đơn | 11 chữ số theo chuẩn IATA | Do forwarder tự đánh, không theo chuẩn chung |
| Dùng khai hải quan | Có, ở cấp lô gom | Có, ở cấp từng lô hàng |
| Tra cứu hành trình | Trên hệ thống của hãng bay | Trên hệ thống của forwarder |
| Điều kiện vận chuyển áp dụng | Của hãng bay | Của forwarder |
Điểm quan trọng Khi hàng có vấn đề, bạn khiếu nại theo HAWB với công ty giao nhận, và họ khiếu nại theo MAWB với hãng bay. Bạn không khiếu nại trực tiếp hãng bay, vì trên MAWB tên bạn không xuất hiện. Nghĩa là điều kiện và giới hạn trách nhiệm áp dụng cho bạn là điều kiện của forwarder, cần đọc trước khi ký.
Nguyên lý gom hàng và quan hệ hai cấp vận đơn giống bên đường biển. xem bài house bill và master bill. Mô hình gom hàng đường bay ở bài Air Cargo.
Các bên và trường thông tin quan trọng trên AWB
Mẫu AWB theo chuẩn IATA có hàng chục ô, nhưng chỉ một số ít quyết định lô hàng có đi và thông quan được không. Bảng dưới đây liệt kê các trường đó cùng hậu quả cụ thể nếu điền sai.
| Bên liên quan | Ai cung cấp nội dung | Nếu sai thì hậu quả gì |
|---|---|---|
| Shipper | Chủ hàng | Lệch với hóa đơn thương mại thì hải quan giữ hồ sơ |
| Consignee | Chủ hàng quyết định | Sai là mất quyền kiểm soát hàng; thiếu mã số thuế của người nhận thì đầu nhập không thông quan được |
| Notify | Chủ hàng | Người nhận không biết hàng đến, phát sinh phí lưu kho tại ga |
| Sân bay đi và đến | Chủ hàng | Sai mã là hàng bay sai nơi; sửa sau khi phát hành rất tốn kém |
| Số kiện và trọng lượng | Kết quả cân đo tại kho ga | Lệch với phiếu đóng gói thì bị giữ kiểm tra |
| Mô tả hàng hóa | Chủ hàng | Mô tả chung như “goods”, “samples” là lý do phổ biến bị mở kiểm |
| Điều kiện thanh toán cước trả trước hay trả sau | Thỏa thuận mua bán | Ghi sai là đổi người phải trả cước; sửa thường mất phí |
| Giá trị khai báo để vận chuyển | Chủ hàng | Để trống nghĩa là không khai giá trị, bồi thường bị giới hạn theo trọng lượng |
| Mã xử lý đặc biệt | Chủ hàng khai trước khi đặt chỗ | Thiếu khai hàng nguy hiểm là bị từ chối và có thể bị xử lý theo quy định |
Theo mẫu vận đơn chuẩn của IATA cách ghi cụ thể có thể khác chút theo mẫu của từng hãng.
Hai trường liên quan trực tiếp tới tiền:
Thứ nhất là điều kiện thanh toán cước trả trước là người gửi chịu, trả sau là người nhận chịu ,ghi sai thì bên không có nghĩa vụ lại bị hãng thu tiền, và việc sửa lại phát sinh phí.
Thứ hai là giá trị khai báo nếu để trống, hãng bay chỉ bồi thường theo mức tính trên mỗi kilogram thay vì theo giá trị hàng chi tiết và phép tính khoảng hụt ở bài bảo hiểm hàng hóa đường hàng không.
Quy trình lập và phát hành vận đơn hàng không
AWB không phải do bạn tự viết. Nó được lập từ bản hướng dẫn của bạn, nên chất lượng vận đơn phụ thuộc gần hoàn toàn vào chất lượng thông tin bạn gửi ở bước đầu.
- Chủ hàng gửi hướng dẫn lập vận đơn cho công ty giao nhận: tên và địa chỉ đầy đủ của người gửi và người nhận, mã số thuế của người nhận, mô tả hàng, số kiện, kích thước, trọng lượng, sân bay đi và đến, điều kiện thanh toán cước.
- Forwarder lập bản nháp và gửi lại để bạn xác nhận. Đây là điểm dừng quan trọng nhất trong cả quy trình sửa ở bản nháp không mất gì, sửa sau khi phát hành thì mất tiền và mất thời gian.
- Hàng vào kho ga, cân đo thực tế. Số liệu tại kho là số liệu cuối cùng; nếu khác bản nháp thì vận đơn được cập nhật theo kết quả cân đo.
- Phát hành MAWB và HAWB. Hãng cấp số MAWB; forwarder cấp số HAWB cho lô của bạn.
- Truyền dữ liệu vận đơn cho hãng bay và cho hải quan hai đầu.
- Gửi bản sao vận đơn cho các bên bạn, người nhận, và đại lý ở đầu nhập.
Việc cần làm ở bước 2: đọc bản nháp và đối chiếu từng dòng với hóa đơn thương mại cùng phiếu đóng gói. Xem thêm commercial invoice và packing list. Toàn bộ việc này phải xong trước Cut Off Time.
Cách đọc số trọng lượng, cước phí và kiểm tra số liệu trên AWB
Số AWB có cấu trúc cố định và chữ số cuối là chữ số kiểm tra tính được bằng phép chia, nên bạn tự phát hiện được số gõ sai mà không cần tra hệ thống nào.
Số AWB, sân bay, số kiện, trọng lượng và cước phí
Số AWB gồm 11 chữ số chia ba phần: 3 chữ số đầu là mã hãng phát hành, 7 chữ số giữa là số thứ tự, 1 chữ số cuối là chữ số kiểm tra.
Chữ số kiểm tra = số dư của (7 chữ số giữa ÷ 7)
Ví dụ 1: Số thứ tự là 1234567.
- 1234567 ÷ 7 = 176366, dư 5
- Chữ số kiểm tra = 5
- Số AWB đầy đủ, với mã hãng 020: 020-12345675
Ví dụ 2: Số thứ tự là 8765432.
8765432 ÷ 7 = 1252204, dư 4
Chữ số kiểm tra = 4
Số AWB đầy đủ: 020-87654324
Phát hiện số sai: Ai đó gửi cho bạn số 020-12345678.
- Bảy chữ số giữa là 1234567, số dư khi chia 7 là 5
- Nhưng chữ số cuối ghi là 8
- Số này sai, có thể do gõ nhầm hoặc chép thiếu hỏi lại trước khi dùng để tra cứu hoặc khai hải quan.
Ba chữ số đầu cho biết hãng nào phát hành vận đơn. Danh mục mã hãng do IATA quản lý và có nhiều bảng lưu hành trên mạng chứa thông tin không chính xác, nên hãy tra trong danh mục chính thức hoặc đọc trực tiếp tên hãng in trên vận đơn thay vì dựa vào bảng đối chiếu không rõ nguồn.
Các số liệu còn lại cần đối chiếu:
- Mã sân bay 3 chữ cái kiểm cả sân bay đi và đến, đặc biệt với các thành phố có nhiều sân bay.
- Số kiện và trọng lượng phải khớp phiếu đóng gói. Trọng lượng trên AWB là trọng lượng tính cước, thường lớn hơn cân nặng thật nếu hàng nhẹ và cồng kềnh; cách tính ở bài giá cước vận tải hàng không.
- Ô cước phí kiểm đúng là trả trước hay trả sau, và các phụ phí có khớp báo giá đã nhận không.
- Số HAWB do forwarder đánh nên không có chữ số kiểm tra; đối chiếu trực tiếp với xác nhận đặt chỗ.
Khi nào cần sửa AWB và ai chịu chi phí?
Nguyên tắc chung: sửa càng muộn càng đắt, và một số trường gần như không sửa được sau khi hàng đã bay. Bảng dưới đây tách theo thời điểm phát hiện.
| Thời điểm | Sửa được gì | Chi phí và độ khó |
| Trên bản nháp, trước phát hành | Mọi trường | Không mất phí, đây là lúc phải kiểm |
| Sau phát hành, trước khi hàng bay | Phần lớn trường; đổi người nhận và đổi sân bay đến cần hãng chấp thuận | Thường có phí sửa vận đơn |
| Sau khi hàng bay, trước khi tới | Sửa hạn chế; đổi sân bay đến thường phải lập vận đơn mới và tính lại cước | Phí cao, và có thể chậm chuyến giao |
| Sau khi hàng đã tới | Rất hạn chế; đổi người nhận thường không được | Xử lý theo từng trường hợp, tốn nhất |
Mức phí và phạm vi sửa do điều kiện vận chuyển của từng hãng và từng forwarder quy định hỏi trước khi yêu cầu sửa.
Ba trường khó sửa nhất, vì sửa chúng là sửa bản chất hợp đồng vận chuyển:
- Người nhận: Đổi người nhận nghĩa là đổi bên có quyền nhận hàng, cần đồng ý của người gửi và của hãng.
- Sân bay đến: Đổi tuyến là đổi chặng vận chuyển, kéo theo tính lại cước.
- Điều kiện thanh toán cước: Đổi từ trả trước sang trả sau hoặc ngược lại là đổi bên có nghĩa vụ trả tiền.
Ai chịu chi phí: Bên gây ra sai. Nếu bản hướng dẫn lập vận đơn của bạn ghi sai thì bạn chịu; nếu forwarder hoặc hãng nhập sai so với bản hướng dẫn thì bên đó chịu.
Việc cần làm để không tranh chấp: Lưu lại bản hướng dẫn lập vận đơn đã gửi, kèm ngày giờ gửi, và lưu cả email xác nhận bản nháp. Không có bằng chứng về nội dung đã gửi thì gần như luôn là bạn phải trả phí sửa, dù lỗi không thuộc về bạn.
Vận đơn hàng không điện tử e-AWB và cách theo dõi lô hàng
e-AWB là vận đơn hàng không dạng dữ liệu điện tử thay cho bộ vận đơn giấy, được IATA triển khai để bỏ khâu in và chuyển giấy giữa các bên. Với e-AWB, hợp đồng vận chuyển vẫn tồn tại đầy đủ, chỉ khác là không có bản giấy nào được coi là bản gốc.
Ba điều cần biết ở góc nhìn chủ hàng:
- Không còn khái niệm bản gốc cho người gửi: Điều này củng cố thêm đặc điểm ở mục 1: AWB vốn không phải chứng từ sở hữu, và khi ở dạng điện tử thì càng không có gì để giữ hay để nộp lại.
- Mức áp dụng khác nhau theo tuyến và theo hãng: Không phải mọi tuyến và mọi cơ quan hải quan đều nhận e-AWB hoàn toàn; một số nơi vẫn cần bản in kèm. Cần xác nhận với công ty giao nhận cho từng tuyến thay vì mặc định là dùng được.
- Chứng từ đi kèm không tự động điện tử theo: Hóa đơn, phiếu đóng gói và giấy phép chuyên ngành vẫn theo quy định riêng của từng nước.
Về theo dõi lô hàng, số vận đơn là chìa khóa tra cứu, và tra bằng số nào thì thấy được thông tin ở cấp tương ứng:
- Tra bằng số MAWB trên hệ thống của hãng bay: thấy trạng thái của cả lô gom — hàng đã nhận, đã lên tàu bay, đã hạ cánh, đã dỡ.
- Tra bằng số HAWB trên hệ thống của forwarder: thấy trạng thái riêng lô của bạn, gồm cả các mốc mà hãng bay không ghi nhận như chia hàng và bàn giao ở đầu nhận.
Với hàng gom, tra bằng MAWB có thể thấy “đã giao” trong khi lô của bạn còn đang chờ chia hàng đây là chênh lệch bình thường, không phải lỗi. Blue Sea cập nhật theo từng mốc của HAWB. xem thêm tracking hàng hóa quốc tế.
Cách kiểm tra vận đơn hàng không nhanh chóng
Toàn bộ bài này gói lại thành một việc: đọc bản nháp vận đơn thật kỹ trước khi xác nhận, vì đó là điểm cuối cùng sửa được mà không mất tiền. Checklist dưới đây làm trong khoảng năm phút.
- Người gửi và người nhận gồm: tên, địa chỉ đầy đủ, và mã số thuế của người nhận; đối chiếu với hóa đơn thương mại.
- Ô người nhận đúng chiến lược thanh toán nếu bán theo thư tín dụng hoặc trả sau, kiểm xem đã ghi ngân hàng chưa.
- Bên được thông báo đã điền, không để trống.
- Mã sân bay đi và đến đúng 3 chữ cái, đúng sân bay dự kiến.
- Số kiện và trọng lượng khớp phiếu đóng gói và khớp kết quả cân đo.
- Mô tả hàng hóa cụ thể, không dùng từ chung; khớp mô tả trên hóa đơn và tờ khai.
- Điều kiện thanh toán cước trả trước hay trả sau, đúng như thỏa thuận mua bán.
- Giá trị khai báo đã quyết định khai hay không khai, và hiểu hệ quả về bồi thường.
- Số AWB, tự kiểm chữ số cuối bằng phép chia 7 ở mục 5.
- Mã xử lý đặc biệt đối với hàng nguy hiểm, hàng chuỗi lạnh, hàng giá trị cao xem vận chuyển hàng nguy hiểm DG cargo.
- Lưu lại bản hướng dẫn đã gửi và email xác nhận bản nháp.
Nếu bạn đang chuẩn bị một lô hàng hòa bằng đường hàng không, gửi cho Blue Sea tên và địa chỉ hai bên kèm mã số thuế người nhận, mô tả hàng, số kiện, kích thước, trọng lượng, hai sân bay và điều kiện thanh toán cước. Chúng tôi lập bản nháp vận đơn, chỉ rõ trường nào có nguy cơ gây tắc ở đầu nhập, và tư vấn cách ghi ô người nhận phù hợp với phương thức thanh toán của hợp đồng trước khi phát hành, không phải sau. Xem trang dịch vụ vận chuyển hàng không, thủ tục hải quan ở bài thủ tục hải quan xuất nhập khẩu.
