Quy định vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không

Quy định vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không xếp hàng thành ba mức: hàng bình thường gửi được ngay, hàng có điều kiện phải khai báo và đóng gói theo chuẩn riêng mới được chấp nhận, và hàng cấm không bao giờ đi được bằng tàu bay dù trả bao nhiêu tiền. Việc phân loại không do chủ hàng quyết định mà do bản chất lý hóa của mặt hàng.

Điều khiến nhiều doanh nghiệp bị chặn hàng tại kho ga không phải vì gửi thứ gì nguy hiểm, mà vì không biết mặt hàng bình thường của mình bị xếp vào diện có điều kiện như:  nước hoa, sơn móng tay, keo, bình xịt, nam châm và mọi thứ có pin đều nằm trong nhóm đó.

Bài viết Blue Sea chia sẻ đưa khung quy định theo thứ tự bạn cần biết trước khi đặt chỗ, kèm bảng đối chiếu cách phân loại của ngành hàng không với tên gọi thương mại. Về quy trình gửi hàng nói chung, xem bài vận tải hàng không là gì.

Quy định vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không áp dụng theo khung nào?

Không có một văn bản duy nhất trả lời hàng của bạn gửi được hay không. Có bốn tầng quy định xếp chồng, và tầng dưới luôn nghiêm ngặt hơn hoặc bằng tầng trên nên tuân thủ IATA vẫn chưa đủ nếu hãng bay có điều kiện riêng.

Quy định ICAO/IATA

Đây là tầng quốc tế, nơi định nghĩa hàng nguy hiểm và cách xử lý chúng trên tàu bay.

ICAO – Tổ chức Hàng không Dân dụng Quốc tế:  ban hành phụ ước về vận chuyển an toàn hàng nguy hiểm cùng bộ Hướng dẫn Kỹ thuật đi kèm; đây là văn bản gốc mang tính pháp lý quốc tế. 

IATA DGR – Dangerous Goods Regulations: là bản diễn giải thực hành của bộ hướng dẫn đó, và là tài liệu kho ga cùng hãng bay thực sự tra khi xét một lô hàng.

Điểm quan trọng về thời hiệu: DGR được soát xét và ban hành bản mới mỗi năm. Một quy định đúng năm trước có thể đã đổi, nên mọi con số trong bài cần đối chiếu với bản DGR đang có hiệu lực tại thời điểm gửi hàng.

Quy định tại Việt Nam và điều kiện riêng của hãng bay

Hai tầng còn lại quyết định thực tế lô hàng của bạn có lên được tàu bay không.

Việt Nam gồm Luật Hàng không dân dụng Việt Nam và các văn bản hướng dẫn của Bộ Giao thông Vận tải, do Cục Hàng không Việt Nam quản lý, cùng quy định an ninh hàng không về soi chiếu và danh mục vật phẩm hạn chế. Hàng hóa vẫn phải tuân thủ quy định xuất nhập khẩu và quản lý chuyên ngành như mọi phương thức khác , xem thủ tục hải quan xuất nhập khẩu.

Hãng bay bị bỏ qua nhiều nhất: Mỗi hãng công bố điều kiện riêng và chúng chặt hơn IATA chứ không lỏng hơn: hãng có thể từ chối hoàn toàn một loại hàng mà IATA vẫn cho phép, hoặc đòi đóng gói ở mức cao hơn mức tối thiểu.

Hệ quả tác nghiệp: “hàng này IATA cho đi” chưa phải câu trả lời. Câu trả lời đầy đủ là “hàng này đi được trên hãng nào, tuyến nào, với điều kiện gì” — và phải hỏi trước khi đặt chỗ.

Quy định nhóm hàng nguy hiểm theo IATA

Hàng nguy hiểm chia thành 9 nhóm theo loại nguy cơ, không theo ngành hàng hay công dụng nên một doanh nghiệp mỹ phẩm và một doanh nghiệp hóa chất có thể cùng gửi hàng nhóm 3. Nhiều nhóm còn chia và phân nhóm quyết định chỉ dẫn đóng gói cụ thể.

Bảng dưới đây dịch cách phân loại của ngành hàng không sang tên gọi thương mại mà doanh nghiệp Việt Nam dùng hàng ngày chỗ sai nhiều nhất trong thực tế.

Bảng nêu các mặt hàng thường gặp để nhận diện sớm, không phải danh mục pháp lý. Một mặt hàng cụ thể được phân loại theo thành phần và nồng độ thực tế ghi trong bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất, và phải đối chiếu với bản DGR đang có hiệu lực.

Quy định vận chuyển pin lithium và thiết bị có pin

Pin lithium là nhóm siết chặt nhất trong vận tải hàng không, và cũng là nhóm chủ hàng Việt Nam vi phạm nhiều nhất là không biết mình đang gửi hàng nguy hiểm như: Điện thoại, máy tính, tai nghe, đèn pin sạc, thiết bị y tế, xe đạp điện: tất cả đều có pin lithium.

Nguyên tắc quan cả mục này: pin rời khắt khe hơn pin gắn trong thiết bị, vì nguy cơ ngắn mạch cao hơn nhiều.

Phân loại theo mã UN3480, UN3481, UN3090 và UN3091

Bốn mã UN dưới đây bao trùm hầu hết lô hàng có pin lithium. Xác định đúng mã là bước đầu tiên, vì nó quyết định phần còn lại: chỉ dẫn đóng gói, nhãn, hồ sơ và loại tàu bay được chở.

Bảng nêu nguyên tắc phân loại. Ngưỡng công suất, số lượng pin trên mỗi kiện, chỉ dẫn đóng gói áp dụng và yêu cầu nhãn thay đổi theo từng bản DGR và theo điều kiện riêng của hãng, phải xác nhận cho từng lô.

Nếu lô hàng là pin rời (UN3480 hoặc UN3090), nó không đi được trên máy bay hành khách. Vì phần lớn hàng hóa hàng không đi ở khoang bụng máy bay chở khách, điều này thu hẹp mạnh lựa chọn chuyến và đẩy cả giá lẫn thời gian. xem thêm Air Cargo về khác biệt giữa hai loại tàu bay.

Điều kiện đóng gói và chấp nhận lên máy bay

Ngoài phân loại đúng, lô hàng pin lithium cần thỏa đủ các điều kiện sau mới được tiếp nhận.

• Bản tóm tắt kết quả thử nghiệm theo tiêu chuẩn UN 38.3:  chứng từ chủ hàng Việt Nam thiếu nhiều nhất. Mọi pin lithium đều phải qua bộ thử nghiệm này và nhà sản xuất phải cung cấp bản tóm tắt. Không có nó thì không có cách nào gửi hợp lệ.
• Chống ngắn mạch và cố định trong kiện: Cực pin được bảo vệ, pin không tiếp xúc kim loại hay tiếp xúc nhau, không xê dịch trong thùng. Pin rời thường phải bọc từng viên hoặc đặt trong khay chia ô.
• Ghi công suất trên pin: Công suất tính bằng watt-giờ phải ghi trên chính viên pin, căn cứ xác định ngưỡng áp dụng.
• Nhãn pin lithium theo mẫu quy định:  cộng nhãn chỉ chở bằng máy bay chở hàng với pin rời.
• Pin đã dùng, pin lỗi hoặc pin bị thu hồi đi theo quy định riêng chặt hơn, nhiều hãng từ chối hoàn toàn. Đừng gộp pin lỗi vào lô pin mới.

Quy định đóng gói, dán nhãn và ghi dấu hàng hóa

Đóng gói cho đường hàng không phục vụ hai mục đích: bảo vệ hàng khỏi hư hỏng, và bảo đảm hàng không gây nguy hiểm cho tàu bay. Mục đích thứ hai là thứ quy định pháp lý quan tâm, và là lý do có chuẩn bao bì riêng.

Về bao bì: Hàng nguy hiểm phải dùng bao bì đạt chuẩn được chứng nhận, có mã chứng nhận in trực tiếp trên thùng thể hiện loại bao bì, vật liệu, nhóm đóng gói và năm sản xuất. Kho ga kiểm mã này. Thùng carton thường, dù dày và chắc, không thay thế được bao bì đạt chuẩn.

Về nhãn dán: Lô hàng thường cần cả hai loại. Nhãn nguy hiểm hình thoi thể hiện nhóm nguy cơ,  một kiện nhiều nguy cơ thì dán nhiều nhãn. Nhãn xử lý dạng chữ nhật hướng dẫn cách xếp và bảo quản: chỉ chở bằng máy bay chở hàng, tránh xa nguồn nhiệt, hàng có từ tính, mũi chỉ hướng đặt cho hàng lỏng.

Về ghi dấu: Trên kiện phải ghi tên vận chuyển chính thức, mã UN, tên và địa chỉ người gửi và người nhận, cùng khối lượng tịnh bền, không phai, không bị che khi xếp hàng.

Sai sót phổ biến nhất: nhãn đúng nhưng dán chồng lên nhau hoặc dán ở mặt bị che khi xếp lên pallet. Nhãn không đọc được coi như không có nhãn.

Chứng từ cần chuẩn bị cho hàng vận chuyển bằng đường hàng không

Chứng từ hàng không chia hai lớp: lớp thương mại mọi lô hàng đều cần, và lớp bổ sung cho hàng có điều kiện. Thời gian xử lý ở kho ga rất ngắn nên sai sót gần như không có cơ hội sửa trước giờ cắt máng.

Chứng từ thương mại và vận đơn hàng không:

Bộ chứng từ nền, áp dụng cho mọi lô hàng kể cả hàng thông thường.

• Vận đơn hàng không: Do hãng phát hành, vận đơn nhà do công ty giao nhận phát hành. Chi tiết ở bài vận đơn hàng không.
• Hóa đơn thương mại: Mô tả hàng khớp tờ khai và khớp thực tế trong kiện.
• Phiếu đóng gói: Số kiện, kích thước, trọng lượng từng kiện.
• Tờ khai hải quan: thông quan trước giờ cắt máng.
• Giấy chứng nhận xuất xứ khi người mua cần ưu đãi thuế.

Ba nguồn phải khớp nhau mô tả trên hóa đơn, trên tờ khai, và hàng thật trong kiện. Lệch một trong ba là căn cứ giữ hàng lại kiểm tra.

Chứng từ riêng cho hàng nguy hiểm hoặc hàng có điều kiện:

Lớp thứ hai là nơi lô hàng bị chặn nhiều nhất, vì chủ hàng thường không biết mình cần chúng.

• Tờ khai của người gửi hàng nguy hiểm lập theo mẫu, thường hai bản, do người có chứng chỉ huấn luyện còn hiệu lực ký. Chứng chỉ có chu kỳ và phải huấn luyện lại định kỳ; hết hiệu lực thì hồ sơ vô giá trị.
• Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất nộp cho công ty giao nhận trước khi đặt chỗ, vì đây là căn cứ phân loại.
• Bản tóm tắt kết quả thử nghiệm UN 38.3 với mọi lô có pin lithium.
• Văn bản chấp thuận trước của hãng bay với hàng cần chấp thuận.
• Giấy phép chuyên ngành kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, công bố sản phẩm.
• Hồ sơ chuỗi lạnh với hàng cần kiểm soát nhiệt độ.

Hàng giá trị cao nên có bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu riêng, vì bồi thường của hãng bay bị giới hạn theo mức tính trên mỗi ký.

Quy định soi chiếu, cut-off và bàn giao tại kho sân bay

Đây là nơi mọi quy định ở trên được kiểm tra thực tế. Hàng đúng hồ sơ nhưng đóng gói làm ảnh soi chiếu khó đọc vẫn bị giữ lại, nên khâu này cần chuẩn bị chứ không chỉ cần đúng giấy tờ.

Về soi chiếu: Mọi lô hàng đều qua kiểm tra an ninh trước khi lên tàu bay đều qua máy soi tia X, thiết bị phát hiện dấu vết chất nổ, và kiểm tra bằng tay khi cần. Hàng cho ảnh soi không rõ đóng quá nhiều lớp, trộn nhiều vật liệu, khối kim loại đặc  sẽ bị yêu cầu mở kiểm tra.

Ngành có cơ chế chủ hàng đã được xác nhận và đại lý được chỉ định, hàng từ nguồn đã qua thẩm định thì soi chiếu nhẹ hơn. Doanh nghiệp gửi hàng thường xuyên nên hỏi công ty giao nhận về cơ chế này.

Về giờ cắt máng: Đây là mốc muộn nhất hàng phải có mặt tại kho ga để kịp chuyến, và nó không phải một mốc duy nhất, hàng thông thường thường 4–6 tiếng trước giờ bay, hàng nguy hiểm sớm hơn vì cần thời gian kiểm hồ sơ, còn hàng chuỗi lạnh và động vật sống có mốc riêng theo điều kiện bảo quản. Đây là khoảng tham chiếu chính thức do từng kho ga và từng hãng quy định cho từng chuyến, cần lấy xác nhận chứ không suy từ chuyến trước.

Về bàn giao: Tại quầy tiếp nhận, kho cân đo lại, kiểm bao bì, kiểm nhãn và đối chiếu hồ sơ. Kết quả cân đo tại đây là số liệu chính thức để tính cước, không phải số bạn cân ở nhà máy. Hàng đạt thì nhận và cấp biên nhận, không đạt thì trả lại ngay tại quầy.

Quy định trách nhiệm của chủ hàng, forwarder và hãng bay

Ranh giới trách nhiệm quyết định khi có sự cố thì ai xử lý và ai chịu hậu quả. Điều nhiều doanh nghiệp không biết: trách nhiệm về tính chính xác của khai báo thuộc chủ hàng, không chuyển sang forwarder được dù forwarder là người trực tiếp làm hồ sơ.

Lưu ý cần nắm:

Khai sai bản chất hàng nguy hiểm không phải lỗi hành chính nhỏ. Đây là vi phạm quy định an toàn hàng không, có thể bị xử phạt và bị đưa vào diện theo dõi ở lô sau.

Khai mỹ phẩm cho lô có nước hoa là khai sai, kể cả khi không cố ý. Hãng bay có quyền từ chối cuối cùng, ngay cả khi hồ sơ đủ và IATA cho phép.

Giới hạn bồi thường thường thấp hơn giá trị hàng rất nhiều. Mức cụ thể do công ước áp dụng cho tuyến bay và điều kiện vận chuyển của hãng quy định, cần đối chiếu trong hợp đồng.

Quy định xử lý khi lô hàng bị giữ, từ chối nhận hoặc offload

Ba tình huống này khác nhau về nguyên nhân và cách xử lý, nên việc đầu tiên là xác định đang gặp tình huống nào, không phải hỏi bao giờ hàng bay.

• Bị giữ để kiểm tra: Hàng ở kho ga, chưa bị loại. Thường do ảnh soi không rõ, hồ sơ thiếu hoặc mô tả lệch.
• Bị từ chối nhận:  Kho không tiếp nhận vào hệ thống. Thường do bao bì không đạt, thiếu nhãn, thiếu hồ sơ hàng nguy hiểm, hoặc hàng thuộc diện hãng không nhận.
• Bị dỡ khỏi chuyến:  Đã nhận nhưng không lên chuyến đã đặt. Thường do hết tải hoặc phát sinh ở khâu soi chiếu.

Bốn bước xử lý  khi hàng bị giữ, từ chối theo thứ tự:

Lấy lý do bằng văn bản qua công ty giao nhận: Bên duy nhất tiếp cận được kho ga và hãng. Lý do bằng văn bản quyết định các bước sau và cần cho khiếu nại hoặc yêu cầu bảo hiểm.

Xác định hàng nằm ở đâu và ai đang tính phí: Phí lưu kho tính theo ngày và theo ký, và thời gian miễn phí tại ga hàng hóa ngắn hơn cảng biển nhiều — chi phí chạy từ ngày đầu.

Phân loại: sửa tại chỗ hay rút hàng về. Thiếu chứng từ thì bổ sung được; bao bì không đạt chuẩn hoặc phân loại sai bản chất hàng thì phải rút về đóng lại.

Chốt chuyến thay thế và thông báo lại cho người mua thay vì chờ họ hỏi, đồng thời ghi nguyên nhân vào quy trình nội bộ, cùng một lỗi tái diễn là dấu hiệu vấn đề ở khâu chuẩn bị, không phải ở kho ga.

Cách phòng ngừa hiệu quả nhất nằm ở khâu đặt chỗ, không phải khâu xử lý sự cố: Gửi bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất và ảnh thực tế của kiện hàng cho công ty giao nhận trước khi đặt chỗ. Hầu hết trường hợp bị chặn đều là hàng lẽ ra đi được, chỉ vì phân loại muộn nên không kịp chuẩn bị đúng.

Nếu bạn đang chuẩn bị một lô hàng và chưa chắc nó thuộc diện nào, gửi cho Blue Sea tên hàng, thành phần hoặc bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất, ảnh kiện hàng, và hai sân bay. Chúng tôi phân loại, cho biết hàng thuộc nhóm nào, cần hồ sơ gì, đi được trên hãng nào trước khi bạn đóng kiện. Xem trang dịch vụ vận chuyển hàng không, hoặc bài các loại hàng hóa vận chuyển đường hàng không nếu bạn đang cân nhắc mặt hàng nào phù hợp đi đường bay.