Vận tải hàng không là gì? Quy trình, cách tính cước loại hàng

Vận tải hàng không là hình thức vận chuyển hàng hóa bằng tàu bay, trong đó hàng được xếp vào khoang bụng máy bay chở khách hoặc lên máy bay chở hàng chuyên dụng, kèm một vận đơn hàng không làm bằng chứng cho hợp đồng vận chuyển. Đây là phương thức nhanh nhất trong các phương thức vận tải quốc tế, và cũng là phương thức có đơn giá trên mỗi ký cao nhất.

Điều khiến nhiều chủ hàng lần đầu bị hụt ngân sách không phải mức cước cao, mà là cước hàng không thường không tính theo cân nặng thật của lô hàng. Bài viết Blue Sea giải thích cơ chế đó bằng công thức và ví dụ có số, cùng quy trình, chứng từ và các nhóm hàng cần kiểm tra trước khi đặt chỗ. Nếu bạn cần báo giá cho một lô cụ thể, xem trang dịch vụ vận chuyển hàng không.

Vận tải hàng không là gì?

Vận tải hàng không là việc chuyên chở hàng hóa giữa hai sân bay bằng tàu bay, theo các công ước quốc tế về vận chuyển hàng không và bộ quy tắc xử lý hàng hóa của IATA. Chứng từ vận chuyển là AWB, vận đơn hàng không.

Ba đặc điểm sau phân biệt phương thức này với đường biển, và chi phối gần như mọi thứ ở các mục dưới:

• Hàng đi theo tải còn trống của chuyến bay: Phần lớn hàng hóa đi ở khoang bụng máy bay chở khách, nên khi hành khách và hành lý chiếm nhiều tải, hàng bị dời chuyến kể cả khi đã có booking.
•  AWB không phải chứng từ sở hữu hàng hóa: Khác vận đơn đường biển, AWB không chuyển nhượng được; người nhận ghi trên AWB là người duy nhất được nhận hàng và không cần xuất trình bản gốc.
•  Ràng buộc an ninh chặt hơn: Mọi lô hàng đều phải qua soi chiếu trước khi lên tàu bay, và danh mục hàng bị hạn chế rộng hơn đường biển đáng kể.

Các hình thức vận chuyển hàng không phổ biến

vận chuyển hàng không thường tổng hợp theo hình thức dưới đây là gửi hàng hóa bằng  máy bay, nhưng chúng khác nhau về cách tính giá, chứng từ và mức kiểm soát. Chọn nhầm hình thức vận tải  là nguyên nhân phổ biến khiến chi phí đội lên nhiều lần.

Air Cargo

Đây là hình thức chiếm phần lớn sản lượng hàng hóa hàng không, và cũng là hình thức bài này nói đến khi dùng cụm “vận tải hàng không”.

Công ty giao nhận gom hàng và xếp lên chuyến bay thương mại theo tải trống, đi kèm vận đơn chủ (MAWB) do hãng bay phát hành và vận đơn nhà (HAWB) do công ty giao nhận phát hành cho từng chủ hàng. Giá tính theo bậc trọng lượng: khối lượng càng lớn, đơn giá càng giảm. Chi tiết ở bài Air Cargo.

Air Express

Air Express là dịch vụ chuyển phát nhanh trọn gói, trong đó giá đã gồm cả vận chuyển, thủ tục hải quan và giao tận địa chỉ người nhận.

Đổi lại sự tiện lợi đó là đơn giá mỗi ký cao hơn Air Cargo nhiều lần và giới hạn kích thước kiện chặt. Ngưỡng chuyển đổi thực tế thường quanh mốc 100 kg — dưới mốc này Air Express thường rẻ hơn khi tính cả chi phí thủ tục, trên mốc này Air Cargo thường có lợi hơn. Ngưỡng thay đổi theo tuyến và thời điểm nên cần so sánh cho từng lô.

Air Charter

Air Charter là thuê nguyên tàu bay hoặc nguyên khoang hàng cho một lô hàng, thay vì mua chỗ trên chuyến bay có sẵn.

Hình thức này dùng khi hàng quá lớn để đi khoang bụng, khi cần bay thẳng đến sân bay không có chuyến thương mại, hoặc khi thị trường hết tải mùa cao điểm. Chi phí cao và cần đặt trước, đổi lại là toàn quyền về lịch trình. Xem bài Air Charter.

Ưu và nhược điểm của vận tải hàng không

Cần đọc mục này theo cặp: mỗi ưu điểm đều đi kèm một cái giá tương ứng.

Ưu điểm: Thời gian bay giữa Việt Nam và hầu hết thị trường lớn nằm trong khoảng vài giờ đến dưới một ngày, so với vài tuần bằng đường biển. Tần suất nhiều chuyến mỗi ngày trên tuyến chính, nên hàng lỡ chuyến không phải chờ cả tuần như lỡ tàu. 

Thời gian hàng nằm ngoài kho ngắn và ít khâu bốc dỡ nên rủi ro hư hỏng thấp hơn. Hàng đến nhanh cũng nghĩa là tiền nằm trong hàng ít ngày hơn.

Nhược điểm: Đơn giá mỗi ký cao hơn đường biển nhiều lần, và chênh lệch càng lớn khi hàng càng nhẹ so với thể tích. Cửa khoang hàng và thiết bị chất xếp đặt ra giới hạn cứng về kích thước, đặc biệt với chiều cao kiện.

Nhiều mặt hàng đi đường biển bình thường lại là hàng nguy hiểm khi đi đường bay. Và trong mùa cao điểm, booking đã xác nhận vẫn có thể bị dời chuyến.

Khi nào nên vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không?

Khi giá trị của việc hàng đến sớm lớn hơn phần cước chênh lệch so với đường biển. Đây là một phép tính, không phải một cảm giác và với nhiều lô hàng, kết quả nghiêng về đường bay nhiều hơn chủ hàng nghĩ.

Nhóm hàng phù hợp đi đường hàng không:

Các nhóm dưới đây có đặc điểm chung: hoặc giá trị trên mỗi ký cao, hoặc có ràng buộc thời gian không dời được.

• Hàng giá trị cao trên mỗi ký như linh kiện điện tử, thiết bị y tế, đồng hồ, trang sức.
• Hàng có hạn sử dụng ngắn hạn như nông sản tươi, hoa tươi, thủy sản sống.
• Dược phẩm và vắc-xin vừa cần tốc độ, vừa cần chuỗi lạnh liên tục.
• Hàng thời trang theo mùa  bộ sưu tập lỡ mùa mất phần lớn giá trị thương mại.
• Phụ tùng khẩn cấp nơi chi phí dừng dây chuyền mỗi ngày lớn hơn nhiều lần tiền cước. 
• Hàng mẫu và hàng triển lãm khối lượng nhỏ, mốc thời gian cố định.

Chi tiết theo từng nhóm nằm ở bài các loại hàng hóa vận chuyển đường hàng không.

Nhóm hàng cần kiểm tra trước khi booking:

Phần lớn sự cố “hàng bị từ chối tại kho ga” đến từ những mặt hàng trông như hàng thông thường nhưng bị xếp vào diện nguy hiểm hoặc hạn chế:

• Pin lithium  kể cả pin lắp sẵn trong thiết bị như pin rời bị nhiều hãng từ chối hoàn toàn.
• Nước hoa, sơn móng tay, cồn y tế  chứa dung môi dễ cháy.
• Bình xịt các loại gồm keo xịt tóc, xịt khoáng, xịt côn trùng.
• Nam châm và loa phát sinh từ trường, phải đo và khai báo.
• Bột và chất lỏng không rõ thành phần bị giữ soi chiếu, có khi phải mở kiểm tra.
• Thiết bị có động cơ đã sử dụng còn dư nhiên liệu hoặc dầu.

Với các mặt hàng này, cần gửi bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất (MSDS) cho công ty giao nhận trước khi đặt chỗ, không phải sau khi hàng đã ra sân bay. Quy trình riêng cho nhóm này ở bài vận chuyển hàng nguy hiểm DG cargo.

Quy trình vận chuyển hàng không quốc tế chi tiết

Quy trình dưới đây mô tả một lô hàng xuất khẩu theo hình thức vận chuyển hàng không Air Cargo. Với hàng nhập, thứ tự tương tự nhưng vai trò các bên đảo ngược.

Bước 1: Tiếp nhận thông tin và đặt chỗ

Bước này quyết định độ chính xác của toàn bộ báo giá, nên dữ liệu đầu vào phải đủ ngay từ đầu.

Chủ hàng cung cấp tên hàng, số kiện, kích thước từng kiện tính bằng cm, trọng lượng, sân bay đi và đến, ngày sẵn sàng giao.

Công ty giao nhận tính trọng lượng tính cước, kiểm tra hàng có thuộc diện hạn chế không, rồi đặt chỗ và xác nhận giờ cắt máng. 

Điểm dễ sai nhất khi báo trọng lượng mà không báo kích thước, báo giá lập trên thông tin thiếu chắc chắn sẽ bị điều chỉnh sau khi cân đo tại kho ga.

Bước 2: Đóng gói, dán nhãn và giao hàng

Đóng gói cho đường bay khác đường biển ở một điểm ràng buộc lớn nhất thường không phải trọng lượng mà là chiều cao kiện.

Khoang bụng máy bay thân hẹp chỉ nhận kiện cao khoảng trên dưới 1 mét, thân rộng nhân cao hơn  máy bay chở hàng chuyên dụng nhận cao nhất. Con số cụ thể thay đổi theo loại tàu bay, nên chiều cao vượt 1 mét cần được xác nhận với hãng trước khi đóng kiện. Nhãn dán phải có số vận đơn, sân bay đến, số thứ tự kiện trên tổng số kiện và nhãn cảnh báo nếu là hàng đặc biệt.

Bước 3: Soi chiếu và làm thủ tục xuất khẩu

Đây là bước dễ phát sinh nhất, vì hai việc diễn ra song song và cả hai đều có thể chặn hàng lại.

Về an ninh, mọi lô hàng đều qua máy soi tại kho ga; hàng có hình ảnh soi chiếu không rõ sẽ bị yêu cầu mở kiểm tra và có thể lỡ chuyến.

Về hải quan, tờ khai xuất khẩu được truyền và phân luồng như hàng đường biển xem thủ tục hải quan xuất nhập khẩu. Giờ cắt máng thường rơi vào khoảng 4-6 tiếng trước giờ bay với hàng thông thường và sớm hơn với hàng nguy hiểm hoặc hàng chuỗi lạnh, mốc này do từng kho ga và từng hãng quy định.

Bước 4: Xếp chuyến bay và theo dõi hành trình

Sau khi thông quan và qua soi chiếu, hàng được chất lên thiết bị chất xếp và đưa ra tàu bay theo thứ tự ưu tiên của hãng.

Vận đơn được phát hành và từ thời điểm này lô hàng tra cứu được bằng số vận đơn, xem tracking hàng hóa quốc tế. Cần biết trước: hàng có booking vẫn có thể bị dời chuyến khi tải được ưu tiên cho hành khách, hàng thư tín hoặc hàng hợp đồng dài hạn, và khả năng này tăng rõ trong mùa cao điểm cuối năm.

Bước 5: Làm thủ tục nhập khẩu và giao hàng

Ở đầu đến, hàng được dỡ vào kho hàng hóa của sân bay đích và người nhận làm thủ tục nhập khẩu để lấy hàng ra.

Vì AWB không phải chứng từ sở hữu, người nhận chỉ cần chứng minh mình đúng là người ghi trên vận đơn,  không phải chờ vận đơn gốc chuyển phát tới như đường biển, nên hàng không hầu như không gặp cảnh hàng đến trước chứng từ. Điều cần theo dõi là thời gian lưu kho miễn phí tại ga hàng hóa, ngắn hơn cảng biển nhiều; quá hạn, phí tính theo ngày và theo ký.

Cách tính cước vận chuyển hàng không

Đây là phần trả lời trực tiếp cho câu hỏi khiến nhiều chủ hàng bất ngờ về hóa đơn: cước hàng không tính theo số lớn hơn giữa trọng lượng thật và trọng lượng quy đổi từ thể tích, chứ không phải theo cân nặng thật.

Gross Weight, Volumetric Weight và Chargeable Weight

Ba khái niệm này luôn xuất hiện cùng nhau trên báo giá, và hiểu nhầm giữa chúng là nguồn gốc của gần như mọi tranh cãi về cước.

Gross Weigh: cân nặng thật của lô hàng cả bao bì.

Volumetric Weight:  thể tích quy đổi ra kg theo hệ số IATA. Khái niệm này tồn tại vì tàu bay hết chỗ trước khi hết tải một lô nhẹ nhưng cồng kềnh chiếm chỗ của hàng khác.

Trọng lượng tính cước: số lớn hơn trong hai số trên, và là con số nhân với đơn giá.

Công thức và ví dụ tính cước

Công thức quy đổi theo chuẩn IATA áp dụng cho vận chuyển hàng không thông thường:

Trọng lượng thể tích (kg) = Dài (cm) × Rộng (cm) × Cao (cm) ÷ 6.000

Viết theo mét khối: 1 m³ hàng không tương đương 167 kg tính cước. Từ đó có một phép kiểm tra nhanh lấy trọng lượng lô hàng chia cho thể tích, ra tỷ trọng kg/m³: dưới 167 thì bị tính theo thể tích, từ 167 trở lên thì tính theo cân nặng thật.

Bảng dưới quy đổi ngưỡng đó ra các nhóm hàng thường gặp, để ước lượng trước khi đo đạc:

 Số liệu là khoảng ước lượng theo cách đóng gói phổ biến, dùng để tham chiếu nhanh trọng lượng tính cước cuối cùng luôn lấy theo kết quả cân đo tại kho hàng hóa sân bay.

Ví dụ tính bằng số.

Lô hàng may mặc gồm 5 kiện carton, mỗi kiện 60 × 40 × 50 cm và nặng 18 kg.

• Gross weight = 5 × 18 = 90 kg
• Thể tích mỗi kiện = 60 × 40 × 50 = 120.000 cm³ → 120.000 ÷ 6.000 = 20 kg
• Volumetric weight = 5 × 20 = 100 kg
• Chargeable weight = số lớn hơn = 100 kg

Chủ hàng cân được 90kg nhưng trả cước cho 100 kg. Kiểm chứng bằng tỷ trọng: 90 kg ÷ 0,6 m³ = 150kg/m³, dưới ngưỡng 167 đúng như bảng dự đoán.

Một điểm ít được nói tới: bước nhảy bậc cước. Đơn giá giảm theo bậc trọng lượng, với các mốc phổ biến ở 45, 100, 300, 500 và 1.000 kg. Vì đơn giá bậc trên thấp hơn, có trường hợp khai lên đúng mốc bậc kế tiếp lại rẻ hơn khai đúng trọng lượng thật , ví dụ lô 96 kg tính theo bậc 100 kg. Nên yêu cầu công ty giao nhận tính giúp cả hai phương án trước khi chốt.

Chi phí, phụ phí và thời gian vận tải đường hàng không

Con số cước phí  trong báo giá thường chỉ là một phần của tổng chi phí. Mục này liệt kê các khoản còn lại và đưa khung thời gian thực tế để lập kế hoạch.

 FSC và SSC cộng lại thường chiếm tỷ trọng đáng kể so với cước chính, nên khi so sánh hai báo giá phải so tổng chi phí đến điểm giao hàng, không so riêng dòng cước.

Về thời gian: Cần tách thời gian bay khỏi thời gian cửa tới cửa, tức toàn bộ hành trình gồm gom hàng, thủ tục hai đầu và chờ tải; khoảng cách giữa hai con số này thường là vài ngày. Khung tham chiếu cho hàng đi từ Việt Nam: Đông Nam Á khoảng 2-3 ngày cửa tới cửa, Đông Bắc Á 2-4 ngày, châu Âu 3-6 ngày, Bắc Mỹ 4-8 ngày. Các con số này giả định hàng có tải ngay, không bị dời chuyến, luồng xanh ở cả hai đầu và không phải chờ gom.

Chứng từ và quy định cần kiểm tra trước khi gửi hàng

Chứng từ hàng không ít hơn đường biển, nhưng thời gian xử lý ngắn nên sai sót gần như không có cơ hội sửa trước giờ cắt máng. Danh sách dưới đây dùng như checklist trước mỗi lô.

Bắt buộc cho mọi lô hàng:

• Air Waybill (AWB):  MAWB do hãng bay phát hành, HAWB do công ty giao nhận phát hành. Chi tiết ở bài vận đơn hàng không.
• Commercial Invoice: mô tả hàng phải khớp tờ khai.
• Packing List:  số kiện, kích thước và trọng lượng từng kiện.
• Tờ khai hải quan: đã thông quan trước giờ cắt máng.

Theo loại hàng:

•  MSDS và tờ khai của người gửi hàng nguy hiểm: Với hàng DG, nộp trước khi đặt chỗ.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Khi người mua cần hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu.
• Giấy phép chuyên ngành: Kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, công bố sản phẩm tùy mặt hàng.
• Hồ sơ chuỗi lạnh:  với dược phẩm và hàng đông lạnh.
• Đơn bảo hiểm hàng hóa.  xem bảo hiểm hàng hóa quốc tế.

Một quy định cần nắm rõ:

giới hạn trách nhiệm bồi thường của hãng bay khi hàng mất hoặc hư hỏng bị giới hạn theo một mức tính trên mỗi ký, trừ khi người gửi kê khai giá trị cao hơn và trả phụ phí. 

Với hàng giá trị cao, mức giới hạn này thường thấp hơn giá trị hàng rất nhiều đó là lý do bảo hiểm không phải khoản tùy chọn. Mức cụ thể do công ước áp dụng cho tuyến bay và điều kiện vận chuyển của từng hãng quy định, cần đối chiếu trong hợp đồng. Quy định về đóng gói, nhãn mác và hàng hạn chế nằm ở bài quy định vận chuyển hàng hóa đường hàng không.

Khi nào nên chọn hàng không thay cho đường biển?

Bài này so sánh đầy đủ hai phương thức nội dung đó ở bài so sánh vận chuyển đường biển và đường hàng không. Mục này chỉ đưa các tình huống mà lựa chọn gần như đã rõ.

Khi chọn đường hàng không: giá trị hàng trên mỗi ký cao đến mức cước chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ trong giá vốn; hoặc có mốc thời gian không rời được như hàng triển lãm, hàng theo mùa, phụ tùng cho dây chuyền đang dừng; hoặc lô hàng nhỏ nhưng gấp, khi chênh lệch tuyệt đối giữa hai phương thức không lớn bằng cái giá của việc chờ.

Khi chọn đường biển:  hàng nặng so với thể tích, giá trị mỗi ký thấp, có kế hoạch dài hạn và tỷ trọng cước trong giá vốn cao.

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp chia lô: Phần cần gấp đi đường bay để giữ đơn, phần còn lại đi đường biển để giữ giá vốn. Cách này chỉ hiệu quả khi tính được chi phí của cả hai kịch bản trên cùng một lô hàng cụ thể.

Nếu bạn đang cân nhắc cho một lô hàng thật, hãy gửi cho Blue Sea kích thước từng kiện, trọng lượng, tên hàng và ngày cần hàng đến nơi. Chúng tôi tính trọng lượng tính cước, kiểm tra hàng có thuộc diện hạn chế không, và báo tổng chi phí đến điểm giao cho cả hai phương án để bạn so sánh trên cùng một mặt bằng bạn có thể xem qua bài  dịch vụ vận chuyển hàng không hoặc gửi yêu cầu tại báo giá logistics.