Checklist nhập khẩu: Các bước tránh chậm thông quan

Checklist nhập khẩu thường đi qua nhiều tay: nhà cung cấp, hãng vận chuyển, đại lý và người khai hải quan. Mỗi bên lập một giấy, nên chỉ cần một chữ lệch là cả bộ không còn khớp. Checklist giúp phát hiện chỗ lệch đó trước khi hàng cập cảng.Trong bài viết này, Blue Sea Logistics chia sẻ lý do cần checklist nhập khẩu, bộ chứng từ gồm những gì, danh sách kiểm tra chung, kiểm tra từng loại giấy từ invoice, packing list, vận đơn, C/O đến giấy phép chuyên ngành, và lần rà cuối trước khi vào thủ tục hải quan xuất nhập khẩu.

Vì sao cần checklist nhập khẩu?

Không ít người cho rằng nhà cung cấp đã gửi đủ invoice, packing list và vận đơn thì coi như xong. Trên thực tế, rắc rối ít khi nằm ở chuyện thiếu giấy, mà ở chỗ các giấy không nói cùng một điều về lô hàng. Vì vậy checklist nhập khẩu không dừng ở việc đếm giấy. Mục đích thật là xem cả bộ hồ sơ như một thể thống nhất, để thông tin giữa các giấy ăn khớp trước lúc nộp. Doanh nghiệp mới làm nhập khẩu, hoặc chưa có đội xuất nhập khẩu nội bộ vững, càng cần bước này.

Hồ sơ lệch thông tin dễ bị hỏi lại, và có thể bị chuyển sang phân luồng hải quan kiểm tra kỹ hơn. Số lượng hay trọng lượng lệch nhau rất dễ khiến lô hàng rơi vào luồng kiểm hóa. Nhiều doanh nghiệp chỉ biết thiếu hoặc sai giấy khi hàng đã gần cập cảng. Khi ấy thông quan bị trễ, tiền lưu kho và lưu bãi tăng lên, còn việc bổ sung hồ sơ cũng tốn thêm thời gian, có khi dẫn đến hàng bị giữ tại cảng.

Bộ chứng từ nhập khẩu gồm những gì?

Để không sót giấy, nên chia bộ hồ sơ thành bốn nhóm. Mỗi nhóm dưới đây ghi rõ giấy nào lô hàng nào cũng cần, giấy nào chỉ cần tùy mặt hàng.

Giấy tờ về giao dịch mua bán

Đây là các giấy ghi lại giao dịch giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Invoice và packing list gần như lô nào cũng cần, nhưng nhiều doanh nghiệp mới chỉ hỏi “đã có chưa” mà chưa soát nội dung bên trong. Hợp đồng không phải giấy nào cũng phải nộp cho hải quan, song cơ quan chức năng có thể yêu cầu xuất trình để đối chiếu.

• Hợp đồng mua bán: cơ sở để lập các giấy còn lại.
• Commercial invoice: giá trị thương mại của lô hàng.
• Packing list: cách hàng được đóng gói.

Giấy tờ đi theo chuyến hàng

Nhóm này cho biết hàng được chở thế nào và đến đâu. Khi rà cả bộ, nhóm này thường bị quên: có khi invoice và packing list đều ổn nhưng vận đơn lại sai consignee, notify party hay tên hàng.

• Vận đơn đường biển hoặc vận đơn hàng không, cùng các giấy vận tải đường bộ, đường sắt, đa phương thức nếu có.
• Arrival Notice: thông báo hàng đến do hãng vận chuyển gửi.
• Thông tin booking, lịch tàu hoặc chuyến bay, dùng khi cần đối chiếu.

Giấy tờ để khai báo và chứng minh hàng hợp quy định

Mặt hàng khác nhau thì yêu cầu pháp lý khác nhau, nên không phải lô nào cũng chỉ cần bộ giấy cơ bản. Có lô nếu không kiểm chính sách từ sớm, đến lúc hàng gần về mới phát hiện còn thiếu giấy. Doanh nghiệp cũng nên giữ các giấy chứng minh nguồn gốc hàng để phục vụ lưu hồ sơ và bán hàng trong nước.

• Tờ khai hải quan: giấy nền tảng của mọi lô.
• C/O: tùy lô hàng.
• Giấy phép nhập khẩu: với hàng thuộc diện hạn chế.
• Hồ sơ kiểm tra chuyên ngành, công bố, kiểm dịch hoặc hợp quy: tùy mặt hàng.
• Báo cáo kiểm định chất lượng, nếu mặt hàng yêu cầu.

Tài liệu mô tả hàng

Nhiều người xem nhẹ nhóm này, dù nó mới là nơi cho biết hàng thật sự là gì. Lô hàng thuộc loại kỹ thuật, điện tử, máy móc, mỹ phẩm, thực phẩm hoặc có nhiều model nên kèm sẵn tài liệu kỹ thuật.

• Catalogue và datasheet.
• Hình ảnh sản phẩm.
• Model, part number.
• Chất liệu, công suất, kích thước và công dụng sản phẩm.

Checklist kiểm tra chung cho mọi lô hàng khi nhập khẩu

Trước khi xem từng giấy riêng, hãy đối chiếu những thông tin xuất hiện ở hầu hết chứng từ. Cách làm hiệu quả nhất là chuẩn hóa ngay từ lúc xác nhận bản nháp invoice, packing list hoặc vận đơn, thay vì chờ đến khi hàng sắp về.

Đối chiếu thông tin các bên

Bắt đầu bằng người bán, người mua và bên nhận thông báo. Tên shipper và consignee phải đúng với giấy phép kinh doanh, và cách ghi phải giống nhau ở mọi giấy. Tốt nhất doanh nghiệp có sẵn một mẫu thông tin chuẩn để gửi cho nhà cung cấp và forwarder, tránh mỗi bên tự nhập theo một kiểu.

• Địa chỉ và mã số thuế giống nhau trên invoice, packing list, vận đơn.
• Người nhận hàng khớp hợp đồng hoặc L/C.
• Notify Party ghi đúng đơn vị sẽ nhận thông báo.
• Chỉ một chỗ lệch cũng có thể khiến tờ khai không truyền được, hoặc phải sửa lại chứng từ.

Đối chiếu cách mô tả hàng

Thuế suất và chính sách quản lý mà hải quan áp cho lô hàng đều xuất phát từ phần mô tả, vì vậy đây là chỗ phải chuẩn xác nhất. Cách đặt tên hàng nên sát với bản chất sản phẩm. Chỉ cần đủ rõ để người đọc biết đó là hàng gì mà không phải suy đoán, không cần kéo dài.

Với lô nhiều chủng loại, mỗi mặt hàng chỉ nên có một mã sản phẩm, và mã đó phải được ghi y hệt ở invoice, packing list cũng như tài liệu kỹ thuật.

• Dùng một tên hàng xuyên suốt, không đổi cách gọi giữa các giấy.
• Tránh từ quá rộng như machine, goods, spare parts.
• Mô tả đủ rõ để xác định đúng mã HS.
• Hàng kỹ thuật nên ghi thêm điện áp, công suất, chất liệu và kích thước.

Đối chiếu số kiện, khối lượng và đơn vị tính

Nhóm này cho biết lô hàng thực tế có bao nhiêu, và là lỗi hay bị bỏ qua khi giấy được cập nhật nhiều lần. Cần xem tất cả giấy có đang dùng cùng một cách tính hay chưa.

Hàng đã tính theo bộ thì tất cả giấy phải cùng tính theo bộ. Nếu có quy đổi giữa carton, pcs hoặc set, hãy ghi rõ phép quy đổi để không ai hiểu sai.

• Số kiện giống nhau ở invoice, packing list và vận đơn.
• Cùng một đơn vị tính, không lẫn giữa cái, bộ và thùng.
• Khối lượng cả bì không nhỏ hơn khối lượng tịnh.
• Thể tích CBM phù hợp với cách xếp hàng thực tế.

Checklist kiểm tra Commercial Invoice

Trị giá hải quan chủ yếu lấy từ invoice, nên phải soát lại từng dòng của hóa đơn. Xem thêm commercial invoice là gì. Một hóa đơn thường gồm thông tin hai bên, số và ngày lập, tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, loại tiền, điều kiện giao hàng và cách thanh toán.

Cần xác nhận invoice trùng khớp hợp đồng, packing list và tờ khai. Các mục cụ thể:

• Số và ngày phát hành hợp lý.
• Điều kiện giao hàng Incoterms khớp hợp đồng, như EXW, FOB, CIF.
• Đơn giá nhân số lượng ra đúng tổng tiền.
• Đồng tiền và điều khoản thanh toán rõ ràng.
• Dùng hóa đơn thương mại thật, không khai bằng proforma invoice.

Những chỗ invoice hay sai: Hai lỗi về trị giá hải quan làm chậm thông quan nhiều nhất. Chọn nhầm Incoterms sẽ khiến tính sai trị giá hải quan. Giá thấp bất thường so với thị trường dễ bị cơ quan hải quan tham vấn giá. Những lỗi này làm chậm thông quan và phát sinh chi phí không đáng có.

Checklist kiểm tra Packing List

Packing list cho thấy hàng nằm trong từng kiện, pallet hay container ra sao. Phiếu ghi tổng số kiện và bao bì, sau đó đến từng kiện: khối lượng tịnh, khối lượng cả bì, kích cỡ hoặc thể tích, ký mã hiệu và cách chia hàng. Xem thêm packing list là gì.

Bên chở hàng, kho, cảng và cơ quan kiểm tra cùng dựa vào phiếu này để nắm hàng thật sự được xếp thế nào. Các mục cần kiểm:

• Hình thức đóng gói ghi rõ: carton, pallet hay crate.
• Có đủ ký mã hiệu (shipping mark).
• Khối lượng từng kiện hợp lý.
• Đủ các dòng hàng như trên invoice, không thiếu mặt hàng nào.

Nếu lô hàng bị mở kiểm thực tế, nhân viên hải quan đối chiếu hàng với chính giấy này, vì vậy nó cần chính xác tuyệt đối.

Checklist kiểm tra vận đơn B/L hoặc AWB

Vận đơn được người chuyên chở, hoặc bên họ ủy quyền, cấp ra. Hàng đi biển dùng Bill of Lading, hàng bay dùng Air Waybill, còn đường bộ, đường sắt hoặc đa phương thức thì có giấy vận tải tương ứng. Loại nào cũng có shipper, consignee và notify party, nên cần xác nhận ba mục này đầu tiên. Dữ liệu trên vận đơn phải trùng với invoice, packing list và những gì sẽ khai báo.

Vận đơn đường biển:

Với hàng đi tàu, vận đơn đường biển là giấy quyết định quyền nhận hàng ở cảng đến. Xem thêm Bill of Lading là gì. Sai sót trên vận đơn có thể khiến không nhận được hàng ở cảng đích, hoặc phải làm thủ tục sửa vận đơn vừa lâu vừa tốn tiền. Các mục cần kiểm:

• Loại vận đơn đúng thỏa thuận: bản gốc, telex release hoặc surrendered.
• Số container và số seal đúng với thực tế.
• Cảng đi và cảng đến chính xác.
• Ngày hàng lên tàu hợp lý.
• Cước trả trước hay trả sau đúng hợp đồng.
• Tên công ty không sai chính tả.
• Tên tàu hoặc phương tiện, số kiện, trọng lượng và mô tả hàng khớp các giấy còn lại.
• Ngày phát hành và ngày vận chuyển không mâu thuẫn.

Vận đơn hàng không:

Hàng đi máy bay dùng Air Waybill. Nhận hàng bay không cần bản gốc, song chỉ cần thông tin sai là hàng vẫn có thể bị giữ lại chờ chỉnh sửa.

• Số AWB chính xác.
• Shipper, consignee, notify party đúng.
• Hai sân bay, đi và đến, không sai.
• Tên hàng ghi đầy đủ.

Checklist kiểm tra C/O

Chỉ cần kiểm giấy này khi lô hàng dùng C/O để hưởng ưu đãi thuế. Cần soát kỹ vì C/O sai là lỗi khó sửa nhất sau khi thông quan. Các mục cần kiểm:

• Mẫu C/O đúng với thị trường và hiệp định, như E, D, AK, AJ hoặc EUR.1.
• Bên xuất và bên nhập trùng với invoice.
• Số và ngày invoice ghi trên C/O khớp invoice thật.
• C/O chưa quá hạn sử dụng.
• Chữ ký và dấu của cơ quan cấp hợp lệ.

C/O sai có thể làm doanh nghiệp mất ưu đãi thuế của hiệp định thương mại tự do; sửa sau khi thông quan là việc rất khó.

Checklist giấy phép và kiểm tra chuyên ngành

Không phải mặt hàng nào cũng nhập tự do. Trước khi nhập, doanh nghiệp cần chắc hàng đáp ứng quy định nhập khẩu, và mã HS đã được xác định đúng vì nó quyết định mức thuế và yêu cầu kiểm soát. Có cần giấy nào trong nhóm này hay không do bốn yếu tố quyết định: mã HS, bản chất hàng, công dụng và quy định của cơ quan quản lý. Tùy hàng, bộ hồ sơ có thể cần giấy về chất lượng, kiểm dịch, an toàn thực phẩm, hợp quy, an toàn hóa chất, hun trùng hoặc y tế.

Ngay khi chốt đơn, hãy tự hỏi lô hàng có rơi vào các trường hợp sau không:

• Nằm trong danh mục cấm hoặc hạn chế nhập khẩu.
• Cần giấy phép nhập khẩu.
• Phải kiểm tra chuyên ngành về chất lượng.
• Phải qua khâu kiểm dịch hay kiểm tra an toàn thực phẩm.
• Có yêu cầu về nhãn hàng hóa.

Nếu có, hãy xem lại giấy phép: còn hạn, tên hàng và model giống các chứng từ khác, số lượng và mục đích nhập đúng, đã đính kèm khi khai. Giấy chuyên ngành chuẩn bị muộn là lý do hay gặp khiến hàng bị kẹt ở cửa khẩu. Nếu biết sớm, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn khi lập hồ sơ, vì vậy hãy tra chính sách mặt hàng trước mọi việc khác.

Checklist cuối cùng trước khi khai hải quan

Trước khi truyền tờ khai, hãy đối chiếu theo từng cặp giấy. Mỗi cặp có một điểm nối cần khớp:

Những chỗ dễ lọt khi rà hồ sơ: Khi các giấy đã đúng từng cái, lỗi còn lại thường nằm ở khâu tổ chức hồ sơ. Doanh nghiệp nhận từng file của nhiều bên nhưng không có bước nhìn cả bộ. Kết quả là từng giấy đúng theo cách của nó, còn cả bộ lại không khớp nhau.

• Nhận giấy rời rạc từ nhiều bên mà không ai tổng hợp.
• File mờ, sai phiên bản, bản nháp lẫn với bản cuối.
• Chỉnh sửa chưa được cập nhật ở mọi giấy liên quan.

Khai báo, thông quan và cất giữ hồ sơ:  Khi các giấy đã thống nhất, doanh nghiệp nộp tờ khai trên hệ thống điện tử VNACCS/VCIS và điền đủ dữ liệu về hàng: giá trị, nguồn gốc, mô tả cụ thể. Sau khi khai, cơ quan hải quan có thể kiểm tra chất lượng, số lượng, tiêu chuẩn của hàng và đòi thêm giấy tờ nếu thấy cần.

Sau khi hàng đã thông quan, đừng vứt hồ sơ. Hóa đơn, tờ khai và giấy liên quan còn cần cho đợt kiểm tra sau thông quan, cho việc tính thuế và cho các giao dịch về sau. Doanh nghiệp nhập khẩu thường xuyên nên kiểm tra định kỳ việc tuân thủ quy định.

Dùng checklist nhập khẩu đều đặn cho mỗi lô giúp doanh nghiệp bắt lỗi từ sớm và giữ lịch thông quan ổn định. Doanh nghiệp cần hỗ trợ vận chuyển quốc tế, liên hệ Blue Sea Logistics qua hotline 0902 972 959 hoặc tham khảo dịch vụ vận chuyển đường biển.