Uỷ thác xuất nhập khẩu là hình thức trong đó doanh nghiệp nhờ một đơn vị khác đứng tên thực hiện giao dịch mua bán quốc tế với danh nghĩa của chính đơn vị đó, nhưng theo yêu cầu và vì lợi ích của mình. Điểm cần nắm trước tiên: bên nhận uỷ thác đứng tên cả hợp đồng ngoại thương lẫn tờ khai hải quan, không chỉ làm hộ thủ tục.
Bài viết Blue Sea trả lời bốn câu hỏi mà doanh nghiệp hỏi nhiều nhất khi lần đầu uỷ thác: hàng nào được uỷ thác và điều kiện gì, quy trình chạy ra sao, ai nộp thuế và ai xuất hoá đơn cho ai, và hợp đồng uỷ thác cần những điều khoản nào để không tranh chấp về sau. Quy trình làm thủ tục hải quan từ đầu tới cuối nằm ở bài thủ tục hải quan xuất nhập khẩu.
Uỷ thác xuất nhập khẩu là gì?
Uỷ thác mua bán hàng hoá được quy định tại Luật Thương mại 2005. Về bản chất, đây là quan hệ trong đó bên nhận uỷ thác thực hiện việc mua bán hàng hoá với danh nghĩa của chính mình nhưng theo yêu cầu và vì lợi ích của bên uỷ thác, và nhận thù lao cho việc đó.
Ba hệ quả đi kèm. Bên nhận uỷ thác ký hợp đồng ngoại thương với đối tác nước ngoài dưới tên của họ. Bên nhận uỷ thác đứng tên trên tờ khai hải quan. Và bên nhận uỷ thác là bên khai, nộp thuế với cơ quan hải quan. Trong khi đó, hàng hoá vẫn thuộc về bên uỷ thác và chi phí thực tế cũng do bên uỷ thác chịu theo thoả thuận trong hợp đồng.
Nhiều người tưởng uỷ thác đơn giản là thuê người làm hộ thủ tục. Thực tế nó là quan hệ nặng hơn thế: vì bên nhận uỷ thác đứng tên, họ là bên bị cơ quan quản lý xử lý nếu có vi phạm kể cả khi sai sót bắt nguồn từ thông tin do bên uỷ thác cung cấp. Đây là lý do hợp đồng uỷ thác quan trọng hơn nhiều so với một hợp đồng dịch vụ thông thường.
Hình thức này khác đại lý hải quan ở chỗ đại lý chỉ đứng tên khai tờ khai còn hợp đồng ngoại thương vẫn của chủ hàng, bảng so sánh đầy đủ ba hình thức nằm ở bài đại lý hải quan.
Khi nào doanh nghiệp nên uỷ thác xuất nhập khẩu
Bốn nhóm dưới đây là các trường hợp uỷ thác thực sự giải quyết được vấn đề, chứ không chỉ là thuê ngoài cho tiện.
- Cá nhân hoặc hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân phù hợp: Đây là nhóm bắt buộc phải uỷ thác nếu muốn nhập hàng chính ngạch, vì không tự ký được hợp đồng ngoại thương và không tự đứng tên tờ khai.
- Doanh nghiệp mới thành lập, chưa có bộ máy xuất nhập khẩu: Chưa có chữ ký số đăng ký với hải quan, chưa có nhân sự quen nghiệp vụ, và lô hàng đầu tiên thường là lô rủi ro nhất.
- Mặt hàng mới hoặc mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành: Uỷ thác cho đơn vị đã làm mặt hàng đó nhiều lần rút ngắn đáng kể khâu giấy phép và kiểm tra chuyên ngành.
- Chưa tin tưởng nhà cung cấp nước ngoài: Khi bên nhận uỷ thác đứng tên hợp đồng ngoại thương và thanh toán quốc tế, họ cũng gánh phần rủi ro thương mại của giao dịch đó, và thường có kinh nghiệm kiểm tra đối tác.
Ngược lại, doanh nghiệp đã có pháp nhân đầy đủ, đi hàng đều cùng một mặt hàng, và chỉ vướng ở khâu thủ tục thì không cần uỷ thác thuê đại lý hải quan hoặc dịch vụ khai thuê là đủ và rẻ hơn, vì không phải trả phí uỷ thác tính trên giá trị lô hàng.
Hàng nào được uỷ thác xuất nhập khẩu và điều kiện kèm theo
Nguyên tắc chung là hàng hoá không thuộc danh mục cấm hoặc tạm ngừng xuất nhập khẩu thì đều uỷ thác được. Nghị định 69/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý ngoại thương quy định ba điểm mà doanh nghiệp cần kiểm trước khi ký hợp đồng uỷ thác.
- Với hàng xuất nhập khẩu theo giấy phép hoặc theo điều kiện: bên uỷ thác hoặc bên nhận uỷ thác phải có giấy phép, phải đáp ứng điều kiện trước khi ký hợp đồng uỷ thác, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Đây là chỗ dễ vỡ kế hoạch nhất — ký hợp đồng rồi mới đi xin giấy phép là làm ngược, và có thể không kịp.
- Bên uỷ thác không nhất thiết phải là thương nhân: Cá nhân hoặc tổ chức không phải thương nhân vẫn được uỷ thác xuất nhập khẩu trên cơ sở hợp đồng ký theo quy định, trừ hàng thuộc danh mục cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu, hoặc hàng tạm ngừng xuất nhập khẩu. Đây chính là cơ sở pháp lý cho nhóm thứ nhất ở phần trên.
- Có một loại hình bị loại trừ: doanh nghiệp không được uỷ thác hoặc nhận uỷ thác tạm nhập tái xuất đối với hàng hoá kinh doanh tạm nhập tái xuất có điều kiện.
Việc cần làm trước khi ký: tra mã hàng để biết mặt hàng có thuộc diện quản lý hay không, rồi mới bàn tới hợp đồng. Nguyên tắc áp mã nằm ở bài mã HS là gì.
Danh mục hàng cấm và hàng thuộc diện quản lý được quy định tại phụ lục của Nghị định 69/2018/NĐ-CP và có thể được sửa đổi. Với mặt hàng lần đầu làm, đối chiếu văn bản hiện hành thay vì dựa vào tài liệu tổng hợp.
Quy trình uỷ thác xuất nhập khẩu chi tiết
Quy trình chạy qua sáu bước, và điểm khác biệt so với tự làm nằm ở bước 2 ký hợp đồng uỷ thác chứ không nằm ở khâu thủ tục.
- Trao đổi thông tin lô hàng. Bên uỷ thác cung cấp mô tả hàng, số lượng, trị giá dự kiến, thông tin nhà cung cấp hoặc người mua nước ngoài. Bên nhận uỷ thác tra mã hàng và chính sách quản lý để xác định mặt hàng có uỷ thác được không.
- Ký hợp đồng uỷ thác. Phải ký trước khi mở tờ khai, không phải hợp thức hoá sau. Đây là chứng từ gốc chứng minh bản chất giao dịch khi cơ quan quản lý kiểm tra.
- Bên nhận uỷ thác ký hợp đồng ngoại thương với đối tác nước ngoài dưới tên của họ, và thực hiện thanh toán quốc tế.
- Làm thủ tục hải quan. Bên nhận uỷ thác đứng tên khai tờ khai, nộp thuế, và xử lý các khâu kiểm tra phát sinh.
- Bàn giao hàng và chứng từ cho bên uỷ thác.
- Xuất hoá đơn và quyết toán. Hoá đơn cho phí uỷ thác, và chứng từ cho phần hàng hoá theo hình thức áp dụng.
Bước 4 là phần công việc giống hệt một lô hàng thông thường — khác biệt chỉ ở tên người khai. Mức độ kiểm tra mà lô hàng nhận được phụ thuộc lịch sử tuân thủ của bên nhận uỷ thác, không phải của bên uỷ thác; cơ chế này nằm ở bài phân luồng hải quan.
Uỷ thác nhập khẩu: ai nộp thuế và ai xuất hoá đơn
Bên nhận uỷ thác nộp thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu, vì họ đứng tên trên tờ khai. Nhưng bên chịu chi phí thực tế là bên uỷ thác, theo thoả thuận trong hợp đồng. Đây là phần kế toán hai bên hỏi nhiều nhất và ít tài liệu nào trình bày trọn chuỗi.
| Bước | Ai làm gì | Chứng từ phát sinh |
| 1 | Bên nhận uỷ thác ký hợp đồng ngoại thương với người bán nước ngoài | Hợp đồng, hoá đơn thương mại của người bán |
| 2 | Bên nhận uỷ thác đứng tên khai tờ khai nhập khẩu | Tờ khai nhập khẩu mang tên bên nhận uỷ thác |
| 3 | Nộp thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu | Chứng từ nộp thuế |
| 4 | Bàn giao hàng cho bên uỷ thác | Hoá đơn giá trị gia tăng cho phần hàng hoá, hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ tuỳ hình thức áp dụng |
| 5 | Xuất hoá đơn cho phí uỷ thác | Hoá đơn giá trị gia tăng riêng cho phí dịch vụ |
| 6 | Bên uỷ thác nhận hàng và kê khai khấu trừ | Cần đủ bộ chứng từ theo quy định |
Phí uỷ thác và giá trị hàng hoá là hai dòng riêng. Bên nhận uỷ thác xuất hoá đơn giá trị gia tăng cho phí uỷ thác đó là doanh thu dịch vụ của họ. Phần giá trị hàng hoá không phải doanh thu của họ, và hạch toán gộp hai dòng này là lỗi kế toán phổ biến nhất trong giao dịch uỷ thác.
Thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu do bên nhận uỷ thác nộp, nhưng việc bên nào được khấu trừ phụ thuộc bộ chứng từ được lập đúng quy định. Đây là chỗ phải làm chuẩn ngay từ lô đầu, không sửa lại được về sau.
Bộ chứng từ phải đủ và nhất quán. Thiếu một chứng từ trong chuỗi là mất quyền khấu trừ cho toàn bộ lô, không phải mất một phần.
Hợp đồng uỷ thác phải có trước khi mở tờ khai. Ký sau để hợp thức hoá là rủi ro khi bị kiểm tra sau thông quan, vì hồ sơ không chứng minh được bản chất giao dịch tại thời điểm phát sinh.
Quy định về hoá đơn, kê khai và khấu trừ thay đổi theo văn bản hướng dẫn từng thời kỳ. Với lô hàng giá trị lớn, đối chiếu với kế toán và văn bản hiện hành trước khi thực hiện.
Uỷ thác xuất khẩu: bộ chứng từ quyết định quyền lợi thuế
Với hàng xuất khẩu uỷ thác, quyền lợi về thuế phụ thuộc việc chứng minh hàng đã thực xuất — và toàn bộ chứng từ chứng minh việc đó lại nằm trong tay bên nhận uỷ thác, vì họ là bên đứng tên.
| Bước | Ai làm gì |
| 1 | Bên uỷ thác giao hàng cho bên nhận uỷ thác kèm chứng từ |
| 2 | Bên nhận uỷ thác ký hợp đồng với người mua nước ngoài và đứng tên khai tờ khai xuất khẩu |
| 3 | Sau khi hàng thực xuất, bên nhận uỷ thác bàn giao lại bộ chứng từ cho bên uỷ thác |
| 4 | Bên nhận uỷ thác xuất hoá đơn cho phí uỷ thác |
| 5 | Bên uỷ thác dùng bộ chứng từ để làm thủ tục về thuế đối với hàng xuất khẩu |
Bộ chứng từ cần có gồm tờ khai đã thông quan, chứng từ thanh toán qua ngân hàng, hợp đồng và hoá đơn. Bên uỷ thác phải yêu cầu bàn giao đầy đủ bộ này bằng một điều khoản trong hợp đồng nếu chỉ thoả thuận miệng, tới lúc quyết toán thuế mà thiếu chứng từ thì không có cơ sở đòi.
Bước 3 là bước hay bị bỏ quên nhất, vì lúc đó hàng đã đi và cả hai bên coi như xong việc. Cách phòng: gắn nghĩa vụ bàn giao chứng từ vào điều kiện thanh toán phí uỷ thác, thay vì để thành một lời hứa riêng. Danh sách chứng từ theo từng loại lô hàng nằm ở bài chứng từ xuất khẩu.
Hợp đồng uỷ thác xuất nhập khẩu cần những điều khoản nào
Hợp đồng uỷ thác là chứng từ gốc của cả giao dịch, và cũng là thứ duy nhất phân định trách nhiệm khi có sự cố. Mười điều khoản dưới đây là mức tối thiểu.
| # | Điều khoản | Vì sao quan trọng |
| 1 | Mô tả hàng hoá, số lượng, quy cách, mã hàng dự kiến | Cơ sở để khai tờ khai và xác định chính sách quản lý |
| 2 | Phạm vi uỷ thác | Chỉ nhập khẩu, hay gồm cả vận chuyển, lưu kho, giao hàng nội địa |
| 3 | Phí uỷ thác và cách tính | Theo phần trăm giá trị lô hay theo lô — ghi rõ, kèm điều kiện áp dụng |
| 4 | Ai chịu khoản thuế nào | Thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt nếu có |
| 5 | Ai chịu chi phí vận chuyển, bảo hiểm, lưu kho | Tránh tranh chấp khi phát sinh |
| 6 | Thời hạn và tiến độ thanh toán | Bên nhận uỷ thác thường phải ứng tiền thuế trước |
| 7 | Trách nhiệm khi hàng không đúng hợp đồng ngoại thương | Bên nào khiếu nại với người bán nước ngoài |
| 8 | Trách nhiệm khi bị xử phạt về hải quan hoặc thuế | Điều khoản dễ bị bỏ qua nhất và tốn kém nhất khi xảy ra |
| 9 | Nghĩa vụ bàn giao bộ chứng từ sau khi hoàn tất | Quyết định quyền lợi thuế của bên uỷ thác |
| 10 | Giải quyết tranh chấp và luật áp dụng |
Điều khoản số 8 đáng chú ý nhất. Bên nhận uỷ thác đứng tên tờ khai nên là bên bị cơ quan quản lý xử lý nếu có vi phạm, kể cả khi sai sót bắt nguồn từ thông tin do bên uỷ thác cung cấp. Hợp đồng cần ghi rõ cơ chế hoàn trả giữa hai bên trong trường hợp đó, kèm nghĩa vụ cung cấp thông tin chính xác của bên uỷ thác. Thiếu điều khoản này, tranh chấp chỉ còn cách giải quyết bằng thương lượng.
Trường hợp hàng bị giữ hoặc không thông quan được cũng nên có cách xử lý ghi sẵn tình huống này nằm ở bài hàng bị giữ tại cảng. Quy định pháp luật được sửa đổi theo thời gian. Trước khi ký hợp đồng có giá trị lớn, đối chiếu với văn bản hiện hành hoặc tham vấn tư vấn pháp lý.
Câu hỏi thường gặp về uỷ thác xuất nhập khẩu
Uỷ thác xuất nhập khẩu khác đại lý hải quan thế nào?
Trong uỷ thác, bên nhận uỷ thác đứng tên cả hợp đồng ngoại thương lẫn tờ khai hải quan, còn hàng hoá vẫn thuộc về bên uỷ thác. Với đại lý hải quan, chủ hàng vẫn là bên xuất nhập khẩu và đại lý chỉ đứng tên khai tờ khai theo hợp đồng đại lý.
Trong giao dịch uỷ thác, ai xuất hoá đơn cho ai?
Bên nhận uỷ thác xuất hoá đơn giá trị gia tăng cho phí uỷ thác đó là doanh thu dịch vụ của họ. Phần giá trị hàng hoá được xử lý bằng chứng từ riêng theo hình thức áp dụng, và không phải doanh thu của bên nhận uỷ thác.
Thuế nhập khẩu trong giao dịch uỷ thác do bên nào nộp?
Bên nhận uỷ thác nộp, vì họ đứng tên tờ khai. Nhưng bên chịu chi phí thực tế là bên uỷ thác theo thoả thuận trong hợp đồng. Hợp đồng cần ghi rõ khoản này và cơ chế hoàn trả.
Bên nào chịu trách nhiệm nếu tờ khai bị xử phạt?
Bên nhận uỷ thác đứng tên tờ khai nên là bên bị cơ quan quản lý xử lý, kể cả khi sai sót bắt nguồn từ thông tin do bên uỷ thác cung cấp. Vì vậy hợp đồng phải có điều khoản về nghĩa vụ cung cấp thông tin chính xác và cơ chế hoàn trả giữa hai bên.
Cá nhân không có công ty có uỷ thác nhập khẩu được không
Được. Bên uỷ thác không nhất thiết phải là thương nhân, trừ khi hàng thuộc danh mục cấm hoặc tạm ngừng xuất nhập khẩu. Với hàng theo giấy phép hoặc theo điều kiện thì một trong hai bên phải đáp ứng điều kiện trước khi ký hợp đồng.
Phí uỷ thác tính thế nào?
Thường tính theo phần trăm giá trị lô hàng hoặc theo lô, tuỳ mặt hàng và mức độ phức tạp. Điều cần làm rõ trong hợp đồng không phải con số mà là phí đã gồm những gì — có gồm vận chuyển, lưu kho, giao hàng nội địa hay chưa.
Blue Sea nhận uỷ thác xuất nhập khẩu uy tín tại TPHCM
Blue Sea Logistics nhận uỷ thác xuất nhập khẩu cho doanh nghiệp và cá nhân, kèm làm thủ tục hải quan tại các cửa khẩu chính ở TP.HCM, Hà Nội và Hải Phòng. Với lô hàng đầu tiên, việc chúng tôi làm trước khi bàn tới phí là tra mã hàng và chính sách quản lý để xác định mặt hàng có uỷ thác được không. vì nếu hàng thuộc diện phải có giấy phép, việc đó phải xong trước khi ký hợp đồng uỷ thác, không phải sau.
Gửi cho chúng tôi bốn thông tin: mặt hàng · nước xuất khẩu hoặc nhập khẩu · trị giá lô dự kiến · thời điểm cần hàng. Xem thêm phạm vi công việc tại trang dịch vụ hải quan, hoặc gọi 0902 972 959.
