Freight forwarding là gì? Đây là dịch vụ giao nhận vận tải đứng giữa chủ hàng và các hãng vận chuyển, do freight forwarder (gọi tắt là forwarder, hay nhà giao nhận vận tải) đảm nhận, để doanh nghiệp xuất nhập khẩu không phải tự lo từng khâu của lô hàng.
Trong bài viết này, Blue Sea Logistics chia sẻ freight forwarding là gì, các loại freight forwarder, các dịch vụ chính, vai trò trong xuất nhập khẩu, ưu điểm và nhược điểm, cách phân biệt với logistics, những điều cần biết khi chọn công ty forwarding và các câu hỏi thường gặp. Doanh nghiệp cần một đầu mối giao nhận trọn gói có thể xem thêm trang vận chuyển đa phương tiện của Blue Sea.
Freight forwarding là gì?
Freight forwarder còn được gọi là nhà giao nhận vận tải, là đơn vị làm dịch vụ chuyển hàng trong nước và quốc tế cho khách. Freight forwarding là tên của dịch vụ trung gian này: công ty forwarding đứng ra tổ chức và điều phối việc chuyển hàng từ điểm đi đến điểm đến, kèm theo thủ tục hải quan và giấy tờ liên quan. Trong ngành xuất nhập khẩu, từ forwarder dùng để chỉ những tổ chức, cá nhân chuyên làm giao nhận vận tải.
Điểm cốt lõi là forwarder không trực tiếp chở hàng. Họ làm cầu nối giữa người xuất khẩu (shipper) với các bên vận chuyển (carrier) như hãng tàu, hãng hàng không, đơn vị xe tải. Thông thường forwarder không sở hữu tàu, máy bay hay xe, mà phối hợp với nhiều hãng vận tải, cảng, sân bay, kho bãi và đơn vị logistics khác để hàng đến nơi nhanh và an toàn. Vì thế forwarder khác với những doanh nghiệp có sẵn phương tiện như xe tải, tàu biển, tàu hỏa, máy bay hay kho.
Trong thực tế, forwarder làm việc thay mặt các bên liên quan: nhận hàng từ nhà cung cấp, hoàn tất thông quan tại cơ quan chức năng, xử lý hàng tại kho và bảo đảm hàng đi đến nơi an toàn.
Khi đã nắm nhu cầu của khách, forwarder đặt chỗ (booking) cho lô hàng với hãng tàu, đại lý hàng không, đường sắt hoặc xe tải. Họ cũng có thể ghép nhiều phương tiện, chẳng hạn tàu kết hợp xe tải, thành một giải pháp đa phương thức đi kèm dịch vụ chứng từ rồi cung cấp trọn gói cho khách. Forwarder thường không tự làm hết mà thuê ngoài một số công đoạn cho nhà thầu phụ, nên một lô hàng qua forwarder có nhiều bên cùng tham gia.
Forwarder còn làm công việc gom hàng: nhận hàng của bên bán hoặc thu từ nhiều lô nhỏ lẻ, ghép thành một lô đủ lớn rồi chọn phương tiện phù hợp như tàu, máy bay, tàu hỏa để chuyển đến nơi khách yêu cầu. Hình thức này xem thêm ở bài gom hàng lẻ LCL.
Các loại freight forwarder
Freight forwarder có quy mô rất khác nhau. Có tập đoàn đa quốc gia với hàng trăm văn phòng trên thế giới và hàng trăm nghìn nhân viên, đủ sức cung cấp gói giao nhận trọn vẹn và đưa hàng đến hầu hết mọi nơi. Cũng có những công ty chỉ vài nhân viên cùng phương tiện đơn giản.
Bên cạnh đó là rất nhiều forwarder nhỏ ở mọi quốc gia, thường chỉ có một văn phòng tại nước mình và nhờ nhà thầu phụ xử lý hàng ở nước ngoài. Một số đơn vị chỉ làm một phần của chuỗi vận tải, trong đó kho bãi là sản phẩm chính trên thị trường. Dù thuộc loại nào, forwarder thường là bên làm việc trực tiếp với khách, và vì đứng giữa khách hàng với bên vận chuyển nên nếu làm tốt thì hàng đi nhanh, an toàn và không bị tính thêm khoản ngoài thỏa thuận.
Về cách chọn, doanh nghiệp nhỏ, doanh nhân và người chưa có kinh nghiệm vận chuyển nên làm việc với forwarder quy mô trung bình, vì các đơn vị này có đội ngũ đủ lớn để phủ dịch vụ ở những khu vực quan trọng với chi phí hợp lý nhất.
Các dịch vụ chính của freight forwarding
Bốn dịch vụ chính mà forwarder thường cung cấp gồm:
- Vận tải đa phương thức: phối hợp nhiều phương thức như đường biển, đường hàng không, đường bộ, đường sắt để quá trình chuyển hàng đạt hiệu quả cao nhất. Xem thêm vận chuyển đường biển và vận chuyển hàng không.
- Dịch vụ kho bãi: cho lưu hàng tạm thời trong lúc hàng đang trên đường vận chuyển. Blue Sea có dịch vụ kho bãi cho nhu cầu này.
- Dịch vụ đóng gói và dán nhãn: đóng gói, dán nhãn đúng quy cách để hàng được bảo vệ trong suốt hành trình.
- Dịch vụ bảo hiểm hàng hóa: mua bảo hiểm bảo vệ hàng trước các rủi ro khi vận chuyển. Chi tiết xem bài bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu.
Các việc còn lại của forwarder gồm tư vấn lộ trình, làm thủ tục hải quan, quản lý chứng từ và theo dõi vận đơn, được trình bày ở phần vai trò bên dưới.
Vai trò của freight forwarder trong xuất nhập khẩu
Trong chuỗi cung ứng toàn cầu, freight forwarder giữ vai trò trung tâm trong việc điều phối và quản lý hàng hóa đi giữa các quốc gia. Bốn vai trò chính gồm:
Tối ưu hóa lộ trình và phương tiện vận chuyển
Forwarder tư vấn cho doanh nghiệp phương án vận chuyển hợp với đặc thù từng lô hàng để cân đối chi phí và thời gian. Khi đưa ra đề xuất, họ xét chi phí, thời gian giao hàng, đặc tính hàng hóa và yêu cầu lưu trữ. Việc này bao gồm chọn phương thức vận tải phù hợp (đường biển, đường hàng không, đường bộ, đường sắt). Doanh nghiệp xem thêm cách tối ưu chi phí logistics.
Xử lý thủ tục hải quan
Hàng hóa muốn lưu thông hợp pháp phải qua thủ tục hải quan. Việc thông quan tại cảng, ga tàu đòi hỏi bên bán và bên mua làm nhiều thủ tục phức tạp, nếu chủ hàng tự làm một mình sẽ tốn thời gian và có thể trễ tiến độ giao hàng.
Forwarder hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, khai báo hải quan, xin giấy phép, xử lý mã HS và thuế suất, đồng thời giải quyết các vấn đề pháp lý liên quan qua đại lý nội bộ hoặc đối tác khai thuê hải quan được cấp phép, nhờ đó hạn chế những khoản chi phí phát sinh ngoài dự kiến. Xem thêm dịch vụ hải quan, đại lý hải quan và mã HS code.
Giảm rủi ro vận chuyển
Forwarder thường có quan hệ rộng với các nhà vận tải lớn trên thế giới, nên đàm phán được mức giá và điều kiện tốt hơn cho khách. Với hàng nhỏ lẻ, forwarder gom nhiều đơn ghép chung một container có thể rẻ hơn so với gửi riêng từng lô.
Thuê nhà giao nhận còn giúp giảm rủi ro trong khâu quản lý vận chuyển, bảo hiểm hàng hóa và các tình huống phát sinh khi xuất nhập khẩu. Forwarder cũng gỡ khó về ngôn ngữ, để chủ hàng không phải lo khi không biết tiếng nước nhận hàng.
Quản lý chứng từ
Forwarder xử lý nhanh và chính xác các chứng từ cần thiết như hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy tờ hải quan, giúp doanh nghiệp đỡ mất thời gian và ít sai sót khi giao nhận. Việc quản lý còn gồm theo dõi và cập nhật tình trạng vận đơn, để khách nắm được lô hàng đang ở đâu. Chi tiết xem bài chứng từ xuất khẩu, bill of lading và house bill và master bill.
Nhờ các vai trò trên, doanh nghiệp có thể dồn sức cho sản xuất và kinh doanh, ít gặp rủi ro khi vận chuyển và mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng của mình.
Ưu điểm và nhược điểm của freight forwarder
Thuê forwarder mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu, đồng thời có một số hạn chế cần cân nhắc.
Ưu điểm
- Tiết kiệm thời gian và công sức: doanh nghiệp tập trung vào việc cốt lõi như sản xuất, kinh doanh mà không phải xử lý thủ tục vận chuyển quốc tế phức tạp.
- Giảm rủi ro pháp lý và chi phí: forwarder nắm rõ quy định xuất nhập khẩu nên giúp doanh nghiệp tránh sai sót và làm đúng quy định. Quy trình chuyên nghiệp cũng giảm nguy cơ hàng hư hỏng hoặc thất lạc.
- Tối ưu chi phí vận tải: nhờ làm việc với nhiều nhà cung cấp vận tải, forwarder thương lượng được giá tốt hơn và chọn được tuyến hiệu quả.
- Hỗ trợ đa phương thức: một lô hàng có thể kết hợp đường biển, đường hàng không, đường bộ và đường sắt.
Nhược điểm
- Phụ thuộc vào bên thứ ba: lịch trình và tiến độ vận chuyển phụ thuộc vào forwarder. Nếu chọn phải đơn vị thiếu uy tín, hàng có thể bị trễ hoặc tổn thất. Chất lượng dịch vụ cũng chênh lệch giữa các công ty.
- Chi phí dịch vụ: dù tiết kiệm được cước vận tải, doanh nghiệp vẫn phải trả phí dịch vụ, và với doanh nghiệp nhỏ khoản này có thể là áp lực tài chính. Mức phí phụ thuộc vào khối lượng và loại hàng.
- Không kiểm soát toàn bộ quy trình: khi giao việc cho forwarder, doanh nghiệp có thể không còn nắm trực tiếp mọi hoạt động liên quan đến lô hàng.
Phân biệt logistics và freight forwarding
Logistics và freight forwarding đều quan trọng trong chuỗi cung ứng toàn cầu nhưng nhiệm vụ khác nhau. Hai cụm từ này hay bị dùng lẫn vì chưa có khái niệm thống nhất cho hai loại hình dịch vụ.
Freight forwarding là một phần nhỏ của logistics, chuyên tổ chức vận chuyển quốc tế cho hàng xuất nhập khẩu. Forwarder nối người gửi hàng với các nhà vận tải (tàu, máy bay, xe tải), giúp tối ưu chi phí, xử lý thủ tục hải quan và đưa hàng đến nơi an toàn, đồng thời không trực tiếp sở hữu phương tiện vận tải. Logistics bao quát hơn: gồm cả freight forwarding cùng các hoạt động lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát toàn bộ dòng chảy hàng hóa, dịch vụ, thông tin từ điểm xuất phát đến điểm tiêu thụ, quản lý mọi nguồn lực từ vận chuyển nội địa đến lưu kho.
| Yếu tố | Logistics | Freight forwarding |
| Phạm vi | Toàn bộ chuỗi cung ứng | Dịch vụ vận tải quốc tế |
| Công việc chính | Quản lý kho bãi, vận tải nội địa, tồn kho | Điều phối vận chuyển hàng quốc tế |
| Đối tượng khách hàng | Nhà sản xuất, nhà bán lẻ | Doanh nghiệp xuất nhập khẩu |
| Nhiệm vụ | Từ điểm xuất phát đến điểm tiêu thụ cuối | Từ cảng xuất hàng đến cảng đích |
Logistics có thể bao gồm cả dịch vụ freight forwarding, nhưng phạm vi rộng hơn nhiều.
Những điều cần biết khi chọn công ty freight forwarding
Chọn công ty freight forwarding là quyết định ảnh hưởng trực tiếp đến cả quá trình xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp nên lưu ý các điểm sau.
- Uy tín và kinh nghiệm: ưu tiên công ty hoạt động nhiều năm, có khách hàng quốc tế và phản hồi tốt. Đơn vị uy tín thường có quan hệ tốt với nhà vận chuyển quốc tế nên giữ được lịch trình và xử lý kịp thời khi có sự cố.
- Mạng lưới vận tải: hợp tác với nhiều hãng tàu, hãng hàng không, kho bãi và cảng để linh hoạt trong vận chuyển.
- Dịch vụ hỗ trợ toàn diện: không chỉ chở hàng mà còn tư vấn lộ trình, làm hải quan, bảo hiểm hàng hóa và quản lý chứng từ, đặc biệt cần với doanh nghiệp mới làm xuất nhập khẩu.
- Phạm vi dịch vụ quốc tế: nếu xuất nhập khẩu nhiều nước, chọn công ty có phạm vi rộng và từng chuyển hàng đến đúng thị trường bạn nhắm tới.
- Chi phí minh bạch: chi phí không phải tiêu chí duy nhất nhưng cần nằm trong ngân sách mà vẫn đáp ứng yêu cầu. Báo giá phải rõ ràng, không phát sinh khoản bất ngờ.
- Dịch vụ khách hàng: có đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp, sẵn sàng 24/7 và chủ động cập nhật thông tin cho khách, đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất khi chọn forwarder.
- Hiểu rõ cách vận chuyển trong thời gian và chi phí đã thỏa thuận: điều này cần ở forwarder dù quy mô nhỏ hay lớn.
- Khả năng xử lý vấn đề và tùy chỉnh giải pháp: thời tiết, quy định hải quan, giao thông có thể cản trở vận chuyển, nên công ty cần xử lý được tình huống khẩn cấp và điều chỉnh theo loại hàng, thời gian giao, tuyến đường và nhu cầu riêng.
Doanh nghiệp tìm hiểu thêm cách chọn forwarder uy tín và xem hồ sơ năng lực của Blue Sea.
Câu hỏi thường gặp về freight forwarding
Có bắt buộc phải làm việc với freight forwarding trong xuất nhập khẩu không?
Không có quy định nào bắt buộc doanh nghiệp phải dùng freight forwarding khi xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, dùng dịch vụ này giúp quy trình vận chuyển hàng quốc tế đơn giản hơn.
Khi có tranh chấp hàng hóa tại cảng, freight forwarding có hỗ trợ giải quyết không?
Có thể. Khi xảy ra tranh chấp hàng hóa tại cảng, freight forwarding có thể hỗ trợ doanh nghiệp, nhất là các vấn đề về hải quan hoặc giao hàng trễ. Những tranh chấp khác nằm ngoài phạm vi hợp đồng thì doanh nghiệp phải trực tiếp liên hệ nhà vận chuyển hoặc hải quan để xử lý.
Freight forwarding là dịch vụ giao nhận vận tải trung gian, trong đó forwarder không trực tiếp chở hàng mà nối người gửi với các hãng vận tải, đồng thời hỗ trợ hải quan, chứng từ, kho bãi và bảo hiểm. Dịch vụ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro và tối ưu chi phí vận tải, nhưng đi kèm phí dịch vụ và sự phụ thuộc vào bên thứ ba. Freight forwarding là một phần của logistics, nên khi chọn đối tác cần xét uy tín, mạng lưới, chi phí minh bạch và khả năng hỗ trợ của công ty.
Cần tư vấn dịch vụ freight forwarding cho lô hàng của bạn? Gửi cho Blue Sea Logistics thông tin về loại hàng, tuyến vận chuyển, kích thước và trọng lượng, hạn giao để được tư vấn và báo giá. Hotline: 0902 972 959. Email: info@bluesealogs.com. Văn phòng tại TP.HCM, Hà Nội và Hải Phòng.
