Tối ưu chi phí logistics không đơn giản là tìm đơn vị vận chuyển có giá thấp nhất. Doanh nghiệp còn phải kiểm soát cước vận tải, phụ phí, kho bãi, chứng từ, thời gian giao nhận và những khoản phát sinh trong quá trình vận chuyển. Một phương án có cước thấp nhưng thường xuyên chậm hàng hoặc phát sinh phí lưu container vẫn có thể khiến tổng chi phí tăng cao. Vì vậy, doanh nghiệp cần nhìn chi phí logistics theo toàn bộ quá trình để lựa chọn phương án phù hợp.
Tối ưu chi phí logistics cần tập trung vào 4 yếu tố
- Đúng phương án: lựa chọn phương thức và tuyến vận chuyển phù hợp.
- Đúng thời điểm: chủ động booking, Cut Off và kế hoạch giao nhận.
- Đúng chứng từ: hạn chế sai sót gây chậm thông quan và giao hàng.
- Đúng chi phí: kiểm soát cước chính, phụ phí và các khoản phát sinh.
1. Chi phí logistics gồm những khoản nào?
Trước khi tìm cách tối ưu chi phí logistics, doanh nghiệp cần xác định tiền đang được chi cho những khâu nào. Chi phí logistics không chỉ là cước vận chuyển mà có thể trải rộng từ lúc hàng được đóng gói, lưu kho cho đến khi hoàn tất giao nhận.
| Nhóm chi phí | Các khoản thường gặp |
|---|---|
| Vận chuyển | Cước biển, cước hàng không, vận chuyển nội địa, phí giao nhận. |
| Kho bãi | Lưu kho, lưu bãi, xếp dỡ, bảo quản hàng hóa. |
| Đóng gói & xử lý | Bao bì, pallet, đóng gói, bốc xếp và xử lý hàng. |
| Chứng từ & thủ tục | Phí chứng từ, khai báo hải quan và các thủ tục liên quan. |
| Phụ phí | THC, BAF, CIC, PSS, D/O Fee và các khoản phụ thu khác. |
| Chi phí phát sinh | Demurrage, Detention, Storage, sửa chứng từ hoặc các khoản do chậm tiến độ. |
Điểm quan trọng là các khoản này có mối liên hệ với nhau. Chẳng hạn, việc chuẩn bị chứng từ chậm có thể khiến hàng bị giữ lâu hơn, từ đó phát sinh thêm chi phí lưu container hoặc lưu bãi. Vì vậy, giảm một khoản chi phí riêng lẻ chưa chắc đã giúp tổng chi phí logistics giảm.
2. Vì sao doanh nghiệp cần tối ưu chi phí logistics?
Logistics ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành hàng hóa, dòng tiền và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Khi chi phí vận chuyển hoặc các khoản liên quan tăng, doanh nghiệp có thể phải tăng giá bán hoặc chấp nhận giảm biên lợi nhuận.
Cước vận tải và các khoản phụ phí làm tăng tổng chi phí cho mỗi lô hàng.
Hàng lưu kho hoặc chậm giao nhận khiến vốn bị giữ lâu hơn dự kiến.
Chi phí logistics cao có thể làm giá thành sản phẩm tăng và giảm khả năng cạnh tranh.
Sai chứng từ, lỡ Cut Off hoặc chậm lấy hàng có thể kéo theo nhiều khoản phí ngoài dự toán.
3. 7 cách tối ưu chi phí logistics hiệu quả
3.1. Lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp
Không phải lô hàng nào cũng nên sử dụng cùng một phương thức vận chuyển. Doanh nghiệp cần cân nhắc giữa chi phí, thời gian giao hàng, giá trị hàng hóa, khối lượng và mức độ khẩn cấp trước khi lựa chọn.
Với hàng có khối lượng lớn và không yêu cầu giao quá nhanh, đường biển thường là phương án đáng cân nhắc. Trong khi đó, những lô hàng cần giao gấp hoặc có giá trị cao có thể cần phương thức nhanh hơn.
Không nên chỉ nhìn vào giá cước.
Khi so sánh hai phương án vận chuyển, hãy tính cả thời gian giao hàng, phụ phí, chi phí nội địa và nguy cơ phát sinh để đánh giá tổng chi phí thực tế.
3.2. Tối ưu sức chứa container và đóng gói
Đối với hàng FCL, cách sắp xếp hàng hóa có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng container. Nếu thể tích hàng quá nhỏ so với sức chứa, doanh nghiệp có thể phải cân nhắc phương án gom hàng hoặc điều chỉnh lịch xuất hàng để sử dụng không gian hiệu quả hơn.
Với hàng LCL, việc gom nhiều lô hàng phù hợp cũng có thể giúp doanh nghiệp tận dụng phương thức vận chuyển chung thay vì thuê nguyên container khi chưa cần thiết.
Ngoài ra, tiêu chuẩn hóa kích thước bao bì, pallet và cách đóng gói có thể giúp giảm không gian dư thừa, hạn chế hư hỏng và giảm chi phí xử lý hàng.
3.3. Lập kế hoạch vận chuyển và booking sớm
Một kế hoạch vận chuyển bị động dễ dẫn đến việc phải chọn chuyến tàu không tối ưu, đặt booking sát ngày chạy hoặc xử lý hàng trong tình trạng gấp. Những tình huống này có thể làm tăng chi phí và khiến doanh nghiệp khó kiểm soát tiến độ.
Doanh nghiệp nên lập kế hoạch dựa trên thời gian sản xuất, thời gian đóng hàng, Cut Off, ETD và ETA. Khi có kế hoạch sớm, doanh nghiệp cũng có thêm thời gian so sánh lịch tàu và phương án vận chuyển.
3.4. Chuẩn hóa chứng từ để tránh chi phí phát sinh
Sai thông tin trên Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading hoặc các chứng từ liên quan có thể khiến doanh nghiệp phải điều chỉnh hồ sơ và kéo dài thời gian xử lý lô hàng.
Để hạn chế rủi ro, nên kiểm tra thống nhất các thông tin quan trọng như tên doanh nghiệp, địa chỉ, mô tả hàng hóa, số lượng, trọng lượng, số container và số seal trước khi chứng từ được phát hành.
Một bộ chứng từ chính xác giúp tiết kiệm nhiều hơn một khoản phí sửa chứng từ.
Kiểm tra chứng từ từ đầu giúp giảm nguy cơ chậm thông quan, chậm nhận hàng và phát sinh các khoản chi phí do kéo dài thời gian lưu giữ hàng.
3.5. Theo dõi Cut Off, ETD và ETA
Các mốc thời gian trong vận tải biển ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch giao nhận. Doanh nghiệp cần theo dõi Cut Off để đảm bảo hàng và chứng từ được gửi đúng hạn, đồng thời cập nhật ETD và ETA để chủ động sắp xếp vận chuyển nội địa, nhân sự và kho bãi.
Việc theo dõi sát lịch tàu cũng giúp doanh nghiệp nhận biết sớm thay đổi về lịch trình để có phương án xử lý thay vì chờ đến khi hàng bị chậm mới bắt đầu giải quyết.
3.6. Kiểm soát phụ phí và tổng chi phí báo giá
Một báo giá có cước biển thấp chưa chắc là phương án có tổng chi phí thấp. Doanh nghiệp cần kiểm tra những khoản phí đi kèm như THC, BAF, CIC, PSS, D/O Fee và các local charges khác tùy tuyến và lô hàng.
| Nội dung cần kiểm tra | Mục đích |
|---|---|
| Ocean Freight | Xác định cước vận chuyển chính. |
| Local Charges | Kiểm tra các khoản phí tại đầu đi và đầu đến. |
| Phụ phí hãng tàu | Xác định các phụ thu đang áp dụng cho tuyến. |
| Free Time | Chủ động kế hoạch nhận/trả container để hạn chế phí lưu. |
3.7. Lựa chọn Forwarder phù hợp
Forwarder không chỉ cung cấp một mức giá vận chuyển. Một đơn vị có kinh nghiệm có thể hỗ trợ doanh nghiệp lựa chọn tuyến, lịch tàu, hãng tàu và phương án giao nhận phù hợp với từng lô hàng.
Khi lựa chọn Forwarder, doanh nghiệp nên đánh giá cả mức độ minh bạch của báo giá, khả năng xử lý chứng từ, tốc độ phản hồi và cách hỗ trợ khi lịch tàu thay đổi hoặc phát sinh vấn đề.
Giá thấp chưa chắc là chi phí thấp.
Một Forwarder báo giá cao hơn một chút nhưng kiểm soát tốt lịch tàu, chứng từ và các khoản phát sinh vẫn có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm hơn về tổng chi phí.
4. Những khoản chi phí doanh nghiệp dễ bỏ sót
Khi lập ngân sách logistics, nhiều doanh nghiệp tập trung vào cước vận chuyển nhưng bỏ qua các khoản phát sinh do chậm tiến độ hoặc xử lý sai quy trình.
- Phí lưu container do nhận hàng chậm.
- Phí lưu bãi tại cảng hoặc kho.
- Phí Detention khi trả container quá thời gian miễn phí.
- Phí sửa đổi chứng từ.
- Phí phát sinh do thay đổi booking hoặc lịch vận chuyển.
- Chi phí vận chuyển nội địa do thay đổi kế hoạch.
- Các phụ phí hãng tàu hoặc local charges theo từng tuyến.
Đây là lý do doanh nghiệp nên đánh giá tổng chi phí logistics thay vì chỉ so sánh một dòng cước trên báo giá.
5. Những sai lầm khiến chi phí logistics tăng
Không kiểm tra các khoản phí chưa bao gồm hoặc chi phí có thể phát sinh.
Giảm khả năng lựa chọn lịch tàu và làm kế hoạch giao nhận bị động.
Có thể khiến hàng hoặc chứng từ không kịp chuyến đã dự kiến.
Tăng thời gian xử lý và nguy cơ phát sinh chi phí.
Khi lịch tàu thay đổi, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng xử lý gấp với chi phí cao hơn.
6. Làm sao biết phương án logistics đã thực sự tối ưu?
Một phương án logistics không nên được đánh giá chỉ bằng việc “rẻ hơn bao nhiêu”. Doanh nghiệp cần xem xét đồng thời chi phí, thời gian và mức độ ổn định của quá trình vận chuyển.
| Tiêu chí | Câu hỏi cần đặt ra |
|---|---|
| Chi phí | Tổng chi phí sau khi cộng cước, phụ phí và local charges là bao nhiêu? |
| Thời gian | Transit time và lịch tàu có đáp ứng kế hoạch giao hàng không? |
| Độ ổn định | Lịch trình có thường xuyên thay đổi hoặc phát sinh vấn đề không? |
| Rủi ro | Nếu có sự cố, đơn vị logistics có phương án xử lý và hỗ trợ hay không? |
Nguyên tắc quan trọng:
Tối ưu chi phí không đồng nghĩa với cắt giảm mọi khoản chi. Mục tiêu là loại bỏ những chi phí không tạo giá trị, hạn chế phát sinh và lựa chọn phương án có tổng chi phí hợp lý nhất trong khi vẫn đảm bảo tiến độ và chất lượng dịch vụ.
7. Checklist tối ưu chi phí logistics cho doanh nghiệp
Checklist trước mỗi lô hàng
☐ Xác định phương thức vận chuyển phù hợp
☐ So sánh lịch tàu và tuyến vận chuyển
☐ Kiểm tra tổng chi phí thay vì chỉ nhìn cước chính
☐ Kiểm tra THC, D/O Fee và các phụ phí liên quan
☐ Tối ưu cách đóng gói và sử dụng container
☐ Chuẩn bị Commercial Invoice, Packing List và các chứng từ cần thiết
☐ Kiểm tra Cut Off, ETD và ETA
☐ Chủ động kế hoạch lấy hàng để hạn chế phí lưu
☐ Xác định rõ trách nhiệm của các bên
☐ Có phương án dự phòng khi lịch tàu hoặc kế hoạch vận chuyển thay đổi
8. B.S.T.T hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu chi phí logistics
Tối ưu chi phí logistics hiệu quả cần bắt đầu từ việc hiểu rõ nhu cầu của từng lô hàng và kiểm soát toàn bộ quá trình vận chuyển. Thay vì chỉ tìm mức cước thấp, doanh nghiệp nên lựa chọn phương án có tổng chi phí hợp lý, lịch trình phù hợp và hạn chế tối đa các khoản phát sinh.
B.S.T.T hỗ trợ doanh nghiệp trong các hoạt động:
- Phân tích nhu cầu và tư vấn phương án vận chuyển phù hợp.
- So sánh tuyến vận chuyển và lịch tàu.
- Tư vấn lựa chọn hãng tàu và phương án giao nhận.
- Báo giá rõ ràng các khoản cước và phụ phí.
- Hỗ trợ chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu.
- Theo dõi ETD, ETA và tiến độ vận chuyển.
- Hỗ trợ khai báo hải quan và giao nhận hàng hóa.
- Đồng hành xử lý các phát sinh trong quá trình vận chuyển.
Cần tối ưu chi phí logistics cho lô hàng của doanh nghiệp?
Gửi thông tin lô hàng và nhu cầu vận chuyển để B.S.T.T tư vấn phương án phù hợp, kiểm soát chi phí và hạn chế các khoản phát sinh trong quá trình giao nhận.
CÔNG TY TNHH VẬN CHUYỂN THƯƠNG MẠI BIỂN XANH
Blue Sea Transportation Trading Co., Ltd
| Trụ sở: | 11 Phú Giáo, Phường Chợ Lớn, TP.HCM |
| Văn phòng: | 193B Nam Kỳ Khởi Nghĩa, P. Xuân Hòa, TP.HCM |
| Hà Nội: | Tòa Nhà Hải Hà, 45 Triệu Việt Vương, Hai Bà Trưng |
| Hải Phòng: | Tòa Nhà Hải An, Đường Đình Vũ, Hải Phòng |
| Hotline: | 0902.972.959 |
| Email: | info@bsttvn.com |
| Website: | bsttvn.com |
Liên hệ với chúng tôi
